Prosci odkljuknica za aktivacijo sponzorjev je nastala na podlagi dveh desetletij raziskav, v katerih je sodelovalo več kot 3400 udeležencev. Odkljuknico se lahko uporablja kot orodje ali pomoč pri razmišljanju ali so upoštevane najboljše prakse za vključitev ključnih vodij v aktivnosti upravljanja sprememb.
Vsa vprašanja se začnejo z:
Ali vaš sponzor…
Največji doprinos k uspešnem projektu je aktiven in viden sponzor. To potrjuje tudi vsakoletna raziskava organizacije Prosci o upravljanju sprememb. Poskrbite, da vaš sponzor pozna te ugotovitve.
Senior vodje morajo:
V študiji leta 2017 je še vedno kar 50% vprašanih ocenilo, da ima njihov sponzor slabo ali srednje razumevanje svoje vloge.
Spodaj pa prilagamo podatke še starejših študij.
Učinkovit sponzor je vključen v več aktivnosti kot le podpisovanje svojega imena na projektni načrt. Sponzor mora biti vključen skozi celoten življenjski cikel projekta, od kickoff-a do zaključka projekta. Učinkovit sponzor se ne more umakniti ali ostati v ozadju.
Sponzor mora sodelovati in se povezovati z drugimi vodji z namenom, da zagotovi uspeh spremembe. V Prosci metodologiji upravljanja sprememb, sponzorski diagram razkriva, kateri managerji in vodje so potrebni za uspešno vpeljavo spremembe. Naloga glavnega sponzorja je torej zgraditi odnos in zagotoviti zavezo za sodelovanje pri projektu z identificiranimi posamezniki.
Sponzor spremembe je eden od dveh najpomembnejših pošiljateljev komunikacijskih sporočil. Naloga vašega sponzorja je neposredna komunikacija z zaposlenimi o poslovnih razlogih za spremembo, tveganjih, če se sprememba ne zgodi in časovni komponenti, zakaj se sprememba dogaja sedaj.
Sodelujoči v raziskavi leta 2017 so izpostavili visok delež primerov kjer je bil sponzor osebno neangažiran, ni sodeloval skozi celoten projekt, je prelagal svoje aktivnosti na nižje ravni managementa ali celo na projektno ekipo in ni komuniciral razlogov zakaj se sprememba dogaja neposredno z zaposlenimi. V takih primerih je imela projektna ekipa velike težave uspešno vpeljati spremembo, če so jo sploh lahko.
Upravljanje z odporom je ena glavnih nalog ključnih vodij, managerjev in ostalih vodij. Vaš sponzor mora biti pripravljen na upravljanje odpora v organizaciji. Še posebej odpor višjih vodij in srednjega managementa. Kot manager sprememb v podjetju boste primorani izobraziti tudi ključne vodje kako identificirati vzroke odpora in ga, ko do njega pride, tudi upravljati.
Praznovanje uspeha, pa čeprav majhnega, je pomemben element izgradnje podpore in pomemben del vpeljave spremembe. Sponzor pri tem igra ključno vlogo s prepoznavanjem in priznavanjem uspehov javno in zasebno.
Sponzor vpliva na prioritete s svojim obnašanje, aktivnostmi in komunikacijo. Sponzor mora pokazati oboje – osebno in organizacijsko predanost spremembi. Le tako lahko spodbudi zavzetost zaposlenih in organizacije.
Trenutni navdih v tem kontekstu označuje situacijo kjer organizacija nenehno menja svoj fokus. Situacija, ki jo povzroča ta sindrom, kjer so vsak mesec predstavljene nove usmeritve in nikoli niso prav zares zaključene, predstavlja zelo težavno okolje za vzpostavitev kakršne koli pomembne spremembe. V podjetjih so sponzorji odgovorni za iniciacijo novih idej in usmeritev. Vendar morajo tudi poskrbeti, da se le te zaključijo in ne postanejo le nov »navdih«.
Vir: https://www.prosci.com/resources/articles/change-sponsor-checklist
