Potreba po večjem prepoznanju upravljanja sprememb in njegove vrednosti je pogosto na vrhu seznama trendov v Prosci primerjalnih raziskavah. Čeprav se je povpraševanje po upravljanju sprememb v nekaterih primerih povečalo, se mnogi managerji sprememb še vedno močno trudijo, da bi prepričljivo utemeljili potrebo po tej disciplini.
Naučite se učinkovito “prodati” upravljanje sprememb vodjem projektov in vodjem v vaši organizaciji, tako da upravljanje sprememb povežete neposredno s projektom in organizacijskimi rezultati. Primer v prid upravljanja sprememb lahko zgradite s prikazom podatkov in korelacije med učinkovitostjo upravljanja sprememb in tremi ključnimi dejavniki uspeha projektov in pobud: doseganje ciljev, spoštovanje terminskega plana in proračuna.
Kot manager sprememb veste, da je delo, ki ga opravljate, ključnega pomena za doseganje ciljev in poslovnih učinkov projekta. Veste, da se zgodijo dobre stvari, ko dobro upravljate s spremembami. In veste, da do negativne posledic pride, ker so se spremembe upravljale slabo ali pa so jih ljudje ignorirali. Izkušnje vam povedo, da bolj učinkovito kot boste uporabljali upravljanje sprememb, uspešnejši bo projekt. Toda da bi dobili podporo, ki jo potrebujete, želijo poslovni vodje videti podatke. Proscijeve primerjalne študije zagotavljajo natančne podporne podatke, ki jih potrebujete.
V študiji Best Practices in Change Management je Prosci managerjem sprememb zastavil štiri vprašanja:
Pri analizi njihovih odgovorov je Prosci povezal podatke iz zadnjega vprašanja o učinkovitosti upravljanja sprememb s tremi prejšnjimi dimenzijami uspeha: doseganje ciljev, spoštovanje urnika in upoštevanje proračuna. Rezultat? Projekti in pobude so uspešnejši, čim bolj učinkovito se upravlja sprememba na strani ljudi.
Ti rezultati zagotavljajo prepričljiv argument za vlaganje časa, sredstev in energije v upravljanje sprememb. In spodnji grafikoni zagotavljajo podatke, ki jih potrebujete za sestavo prepričljivega poslovnega primera.
Spodnja slika prikazuje, kako je učinkovitost upravljanja sprememb povezana z doseganjem ciljev projekta. Podatkovne točke predstavljajo odstotek udeležencev, ki so dosegli ali presegli cilje v vsaki od kategorij učinkovitosti upravljanja sprememb (slabo, povprečno, dobro in odlično).
Od udeležencev, ki so imeli vzpostavljene odlične programe upravljanja sprememb, jih je kar 93 % doseglo ali preseglo cilje. Nato pa je doseglo ali preseglo zastavljene cilje 77 % tistih z dobrimi programi upravljanja sprememb in 42 % tistih s povprečnimi programi. Le 15 % – ali približno 1 od 6 – tistih s slabimi programi upravljanja sprememb pa je uspelo doseči ali preseči cilje.
To pomeni, da je z odličnim upravljanjem sprememb verjetnost, da bo vaš projekt dosegel zastavljene cilje, šestkrat večja kot pri slabem upravljanju sprememb. Tudi povprečno upravljanje sprememb že prinaša vrednost, saj je trikrat večja verjetnost, da boste s povprečnimi programi dosegli zastavljene cilje. Ta grafikon je tako prepričljiv, da zaseda tretji »slide« v prezentaciji programa Upravljanje sprememb za managerje, poldnevnega programa, ki ga Prosci in njegovi partnerji nudijo vodjem in managerjem. Jasno povezuje, kako dobro obvladujemo človeško stran sprememb s projektnim, finančnim in strateškim uspehom. Rezultati in poslovni učinki morajo biti osrednjega pomena v vašem poslovnem primeru upravljanja sprememb. S tem grafom imate zdaj podatke, ki podpirajo to povezavo.
Spodnja slika prikazuje korelacijo med učinkovitostjo upravljanja sprememb in zmožnostjo, da ostanete v skladu z terminskim načrtom ali pred njim. Podatki spet kažejo močno in neposredno korelacijo. Učinkovitejše kot je upravljanje sprememb na strani ljudi, večja je verjetnost, da boste končali pravočasno.
Korelacija upravljanja sprememb in sledenja terminskemu načrtu ima močno sporočilo za vodje projektov, za katere je sledenje terminskemu planu ena od glavnih prioritet. Vodje projektov pogosto rečejo: »Vem zakaj je upravljanje sprememb pomembno. Ampak imam roke, ki se jih moram držati in uvedba upravljanja sprememb bo moj projekt upočasnila.« Na prvi pogled se to zdi celo res. Vendar pa podatki kažejo, da so projekti, ki vključujejo učinkovito upravljanje sprememb, celo bolj terminsko točni.
Spodnja slika prikazuje korelacijo med učinkovitostjo upravljanja sprememb in držanjem predvidenega proračuna projekta.
Ta graf predstavlja še eno močno sporočilo vodjem prjekta. Vodja projekta lahko reče: “Čeprav razumem, zakaj je upravljanje sprememb pomembno, nimam proračuna, ki bi ga namenil tem mehkim vidikom sprememb.” Vsekakor morajo biti vodje projektov pozorni na proračunske omejitve, dodeljevanje sredstev za upravljanje sprememb pa povzroča stroške. Vendar pa podatki jasno kažejo, da je večja verjetnost, da bodo projekti z učinkovitim upravljanjem sprememb lažje ostali v okviru predvidenega proračuna kot tisti s slabim upravljanjem sprememb.
Če se še tako zdi, da povezava med učinkovitostjo upravljanja sprememb in projektnim terminskim planom ter proračunom ni jasna, lahko celotno sliko pogledamo iz drugega zornega kota. Ko prezremo človeško plat sprememb in doživimo upor ljudi na katere sprememba vpliva, se mora projektna ekipa vrniti za risalno desko in snovati nove korekcijske aktivnosti, ki bodo pripeljale do uporabe projekta v praksi. Ponovno je potrebno oceniti tveganja, oblikovati pristope, izbrati ekipe, organizirati izobraževanja in druge aktivnosti v podporo spremembi. To pa so drage posledice neupoštevanja človeške strani projektov. Vsaka od teh posledic pomeni za projekt tveganje ali celo direktno zamudo rokov in povečanje proračuna.
Z upravljanjem sprememb pa lahko v naprej zgradimo podporo projektu in zavzetost ljudi ter se tako izognemo potrebi po korekcijskih aktivnostih ter dodatnim stroškom.
Ne glede na to kako na upravljanje sprememb gleda vodja projekta, učinkovito upravljanje sprememb poveča verjetnost, da bo projekt končan v rokih in predvidenem proračunu.
Zdaj imate prepričljive podatke, s katerimi lahko prepričate tudi tiste v vaši organizaciji, ki vam do sedaj mogoče niso verjeli. S podatki se lahko samozavestno pripravite na pogovor z vodji, managerji, vodji projektov in drugimi deležniki. Uporaba močnega in kvalitetnega argumenta vam omogoča, da boste lažje zbrali podporo in zavezanost ključnih deležnikov za uvedbo upravljanja sprememb.
Vir: https://blog.prosci.com/the-correlation-between-change-management-and-project-success
