Piše: Miha Medven
Spremembe so težke. Tako za človeka kot za organizacijo. Tudi tisti, ki se poklicno ukvarjamo z vpeljevanjem sprememb, nismo nad spremembami prav nič navdušeni. Organizacije temeljijo na stabilnem delovnem procesu in vsaka sprememba prinaša neko mero nevarnosti.
In ni večje spremembe kot je sprememba orodij, ki jih uporabljamo pri svojem delu, saj so ta tesno povezana z delovnimi procesi in s tem z našimi poslovnimi rezultati. Vsakega novega orodja se moramo najprej naučiti uporabljati, nato pa njihovo uporabo še primerno vključiti v svoj delovni proces. Če se spremembe odvijajo hitro in nepremišljeno, se več časa ukvarjamo z učenjem novih orodij ter delovnih procesov kot pa z opravljanjem svojega dela.
Če imamo stabilen delovni proces, bo vsaka sprememba povzročila neko mero frustracij. Še tisto najboljše orodje je bilo na začetku soočeno s frustracijo, saj moramo ljudje v praksi ugotoviti, kako to orodje vpeljati v obstoječ proces. To zahteva mentalni trud kot tudi čas, da se sprememba prime. Odvisno od orodja in delovnega procesa lahko ta začetna frustracija traja tudi več tednov, kar zna za seboj potegniti tudi začasno nekoliko slabše poslovne rezultate.
Hkrati pa so ti začetni zatiki in frustracije odlične informacije za ekipo, ki izvaja integracijo orodja, saj lahko le-te inkorporirajo v boljšo uporabniško izkušnjo ter s tem v boljši delovni proces.
Ko se organizacija odloči za menjavo orodja, je nujno, da se tega loti premišljeno in celovito. Sprememba orodja mora biti kolektivna odločitev tako tistih, ki bodo to orodje uporabljali, kot tudi tistih, ki bodo orodje vzdrževali- še posebej, če gre za orodje, ki je narejeno po meri delovnega procesa.
Večina napak se zgodi, ko se v odločanje o spremembi orodja ne vključi tistih, ki se jih bo sprememba najbolj dotaknila. To pomeni, da morajo biti poleg vodij vključeni tudi tisti, ki orodje uporabljajo za svoje delo.
Hkrati je pomembno, da se kriteriji določijo celovito, saj so nekatere metrike težje določljive, a mogoče bolj pomembne. Mesečni strošek licence je resda precej objektiven kriterij, medtem ko bo izguba produktivnosti pri uporabi slabšega orodja težje določljiva- a zaradi tega ni nič manj pomembna pri izbiri.
Organizacije, ki imajo urejene procese vpeljave sprememb, temeljijo na hitrih povratnih informacijah in zmožnosti prilagajanja. V praksi to pomeni, da ko se začne novo orodje uvajati v delovni proces, se morebitne frustracije, zatiki, nesporazumi rešijo hitro in v smeri uporabnika, saj le na tak način razvijemo orodje, ki služi delovnemu procesu in ne ustvarja nepotrebne frikcije pri delu.
Kot integrator novih orodij velikokrat rečem, da se “pravo” delo začne šele, ko se orodje začne uporabljati, saj se šele takrat vidi, kaj uporabniki zares uporabljajo in kaj potrebujejo.
Organizacija kot taka mora razumeti, da vpeljava novega orodja ni enkraten dogodek, ampak dolgotrajen proces, kjer se pripombe ter frustracije odpravljajo in šele po nekem času lahko primerno ocenimo, kakšne rezultate je naredila vpeljava novega orodja.
