5 učinkovitih metod, kako aktivno vključiti sponzorja v proces upravljanja sprememb!

Kako si zagotoviti podporo vodstva?

Pomembna tema dveh desetletij raziskav najboljših praks upravljanja sprememb je, da imajo direktorji in vodilni ključno vlogo pri spremembah. Aktivno in vidno sponzorstvo sprememb je prvi dejavnik uspeha za ustvarjanje uspešnih rezultatov sprememb.

Managerji sprememb pa imajo pomembno vlogo pri omogočanju in podpori sponzorjev pri sponzorski vlogi. Ko ekipe za upravljanje sprememb učinkovito podpirajo sponzorje, postanejo sponzorji vodilni partnerji pri doseganju uspešnih rezultatov sprememb. Podajamo izbor raziskav najboljših praks za vključevanje vodij in vrhovnega vodstva v vlogo sponzorjev sprememb.

NAJUČINKOVNEJŠE TAKTIKE ZA USTVARJANJE AKTIVNEGA IN VIDNEGA SPONZORJA

Udeleženci raziskave so opredelili pet načinov, ki jih lahko managerji sprememb uporabijo kot pomoč vodjem pri ustvarjanju aktivnega in vidnega sponzorstva:

1. Zagotovite pomoč iz ozadja, ki bo podprla vlogo sponzorja

Najučinkovitejša taktika, o kateri so poročali udeleženci pri ustvarjanju aktivnega in vidnega sponzorstva, je bila pomoč pri akcijskih načrtih, načrtovanju dejavnosti in pripravi materialov za primarnega sponzorja. Prizadevanja tima za upravljanje sprememb so vključevala: razvoj sponzorskega ali akcijskega načrta; vključevanje sponzorja v praktično delo, da pokaže vidno podporo; priprava sporočil sponzorjev (npr. glasila, e -poštna sporočila); priprava pogovorov; načrtovanje ali povabilo sponzorja na sestanke; ter ustvarjanje priložnosti, da je sponzor aktiven in viden (na primer obiski enot, sestanki osebja in obhodi).

2. Sponzorja poučite o njegovi vlogi

Druga najpogostejša taktika za ustvarjanje aktivnega in vidnega sponzorstva je razlaga vloge učinkovitega sponzorstva – vzpostaviti pričakovanja glede vloge – in opremiti primarnega sponzorja z orodji, nasveti in navodili za lažje opravljanje njegovega dela kot sponzorja. Udeleženci so tudi navedli, da je za učinkovitost coachinga pomembno, da se s sponzorjem vzpostavi zaupanje in odnos.

3. Organizirajte redno sestanke

Sodelovanje s sponzorjem na rednih sestankih in redna komunikacija z njim je tretje najpogosteje uporabljena taktika. Aktivnosti na teh sestankih ali korespondencah so vključevale: razpravo o posodobitvah in napredku projekta, ponavljanje ključnih sporočil, postavljanje in odgovarjanje na vprašanja, izmenjava informacij o uspehih in podajanje povratnih informacij o sodelovanju sponzorja pri projektu.

4. Poskrbite, da sponzor komunicira neposredno z zaposlenimi

Udeleženci raziskave so navedli, da je zagotovitev neposredne komunikacije z zaposlenimi (npr. v živo ali preko posnetih govorov, video posnetkov, pisne komunikacije itd.), še en način, da se sponzor aktivno in vidno vključi v spremembo . To vključuje obveščanje o potrebi po spremembah na vseh ravneh organizacije in osebne razprave o spremembah z zaposlenimi.

5. Sponzor naj se zaveda odgovornost svoje vloge

Udeleženci študije so navedli, da sta prevzemanje odgovornost primarnega sponzorja in zagotavljanje podpore prizadevanjem za uvedbo sprememb načina za ustvarjanje aktivnega in vidnega sponzorstva. Predlogi so vključevali prilagajanje sponzorjevim osebnim interesom, ključnim kazalnikom uspešnosti (KPI) ali osebnim pobudam.

Udeleženci raziskave so pri uradnem ocenjevanju učinkovitosti sponzorja uporabili tri metode:

  • Jasno začrtani cilji,
  • opazovanje in povratne informacije,
  • uporaba formalnih orodij ali metodologij.

MODEL AKTIVNOSTI SPONZORJA

Udeleženci so opisali tudi najpomembnejše dejavnosti, ki jih lahko izvaja sponzor sprememb. Podatki so bili razdeljeni v tri glavne faze projekta: zagon, načrtovanje in izvedba. Primarne ciljne skupine so dejavnosti in korake nadalje kategorizirale v aktivnosti, ki jih izvajajo:

  • Projektni tim,
  • Managerji(vključno z direktorji) in

Spodaj je prikazan diagram odgovornosti sponzorja v vsaki fazi projekta (zagon, načrtovanje in izvedba). Dejavnosti vsakega polja na diagramu so splošni opisi kategorije.

Za vsak posamezen projekt uvajanja sprememb bi moral tim za upravljanje sprememb skupaj s sponzorji opisati in se dogovoriti o natančno določenih sponzorskih dejavnostih, ki jih bodo sponzorji izvajali z vsako ciljno skupino v vsaki fazi projekta. Ta kontrolni seznam ponuja preprost okvir za začetek. Obširnejši seznami dejavnosti modela je na voljo v Prosci poročilu o najboljših praksah upravljanja sprememb.

Ko gre za izvajanje modela aktivnosti sponzorjev, lahko ekipa za upravljanje sprememb omogoči uspešen izid vsake dejavnosti tako, da nastopi v vlogi, podobni izvršnemu asistentu, razporedi dogodke, se pripravi na dogodke in poskrbi, da je sponzor v celoti pripravljen.

Vir: https://blog.prosci.com/5-tactics-for-engaging-effective-sponsors