8 ključnih vrednot, ki vplivajo na vodenje in rezultate projektov

Piše: Alenka Slabe, PMP

Vsak projekt poteka v specifičnem okolju, zato je razumevanje širšega konteksta organizacijske kulture in z njo povezanih vrednot, ključnega pomena za uspeh projekta. Organizacijska kultura omogoča boljšo integracijo tima in odnose na projektu. To je še posebej pomembno v okolju dela na daljavo, kjer je korporativno kulturo težje izvajati.
Vrednote organizacije lahko opredelimo kot temeljna prepričanja, ki narekujejo vedenje njenih članov. Vrednote upravljanja projektov pomagajo organizacijam dosegati odličnost na projektih in strateške cilje. Vloga projektnega managerja – PM, ki je odgovoren za vsakodnevne aktivnosti na projektu in uspešno izvajanje dogovorjenih ciljev, je izjemno pomembna. Ključne vrednote dela na projektih so lahko sledeče:

1. Leadership

Za doseganje dogovorjenih ciljev je pomembno, da zna PM razumeti, navdušiti in motivirati širšo projektno skupino – od projektnega sveta do izvajalske ekipe. Z zgledom in razvijanjem produktivnega odnosa z deležniki gradi svojo kredibilnost. Njegova osredotočenost je na ljudeh in usklajevanju njihovih ciljev s cilji projekta. Z vizijo projekta članom ekipe osmisli pomen njihovega prispevka in predanost skupnemu cilju. Projektnemu timu pomaga ohraniti osredotočenost na aktivnosti, še posebno v času velikih izzivov in sprememb.

3. Komunikacija

PM mora biti sposoben identificirati ključne deležnike, z njimi vzpostaviti želene odnose in izbrati ključna sporočila, strategije komuniciranja in metode za ocenjevanje uspešnosti projekta. S tem dosežemo angažiranost ključnih deležnikov, da potrdijo ustreznost rešitve in dosežemo njihovo zadovoljstvo. Pri komunikaciji uporabljamo ključna orodja kot so poslušanje, spraševanje in »feedback«.

2. Reševanje izzivov

Projektni vodja zagotavlja, da ekipa ostane na pravi poti, vključno z reševanjem morebitnih konfliktov ali ozkih grl. Da doseže namen projekta razmišlja strateško. Hkrati deluje taktično, učinkovito obvladuje tveganje, ki vpliva na čas, stroške, obseg, in kakovost projekta. Za reševanje izzivov, mora projektni vodja razviti veščine obvladovanja tveganj, preden se razvijejo do usodnih posledic. PM rešuje tudi neskladja med projektnimi deležniki in usklajuje njihove interese ter pričakovanja za kar potrebuje visoko razvite pogajalske veščine in veliko mero čustvene inteligence.

4. Kulturna zavest in timsko delo

Pri delu v večkulturnem timskem okolju je ključnega pomena, da upoštevamo kulturne perspektive drugih ljudi, zlasti pri izvajanju poslovnih sprememb v izogib morebitnim konfliktom. V večkulturnem okolju se PM pogosto znajde v situaciji z deležniki z različnimi perspektivami, mnenji in prepričanji. Zato je pomembno, da si na začetku projekta vzamemo čas za razumevanje kulture in vrednot drugih ljudi, da se izognemo napačni razlagi. Dobra praksa PM-a je sistematično razvijanje tima, ki skozi faze razvoja pripelje potencial ekipe do nivoja ustvarjanja sinergij in odličnosti.

5. Pozitivna naravnanost

Obvladovanje sprememb, ki prinašajo nove ideje in inovacije skozi celoten življenjski cikel projekta, je atribut dobrega projektnega vodje. To ne velja samo za poslovni problem, ki ga je treba rešiti s projektom, temveč tudi za obvladovanje potencialnih sprememb, ki lahko vplivajo na poslovno upravičenost in izvedbo. Pri pozitivni naravnanosti ne gre za precenjevanje potencialnih koristi in podcenjevanje stroškov in časa, temveč za vzpostavitev zmagovalne miselnosti za doseganje dogovorjenih ciljev. Namesto, da bi čakal na konec projekta, dober PM proslavi male zmage skozi posamezne faze ali mejnike projekta in s tem motivira ekipo na agilen način.

7. Kredibilnost

Eno izmed ključnih področij za uspešno vodenje projektov je pomen praktičnega znanja in izkušenj vodenja portfelja, programov in projektov ter uporaba le tega na projektu. Ključni deležniki morajo zaupati v sposobnost PM, da učinkovito upravlja vsakodnevne aktivnosti za dosego rezultatov projekta. Kredibilnost je mogoče doseči le, če si vodja projekta prizadeva izpolniti dogovorjeno v okviru zastavljenih parametrov in rokov. »Walk the talk« je tista vrednota, ki jo PM živi in dela ter s tem daje zgled drugim deležnikom na projektu.

8. Digitalno in projektno znanje

Digitalno podkovani PM ni tisti s tehničnim znanjem, temveč s praktičnimi izkušnjami pri vodenju projektov in razumevanjem različnih rešitev. Dober vodja projektov lahko s pomočjo strokovnjakov za poslovno in tehnično področje, ponudi kakršno koli rešitev. Seznanjen mora biti o nastajajoči tehnologij, kot so rešitve v oblaku, digitalizacija, internet stvari (IoT), umetna inteligenca (AI), mobilni internet 5G in glasovna programska oprema. Biti mora digitalno osveščen, da ve kdaj in koga zaprositi za podporo. PM ima na podlagi svojega portfelja projektov in podpore PMO znanje za razumevanje pomena projektnih informacij.

Če povzamemo, PM imajo ključno vlogo za uveljavljanje korporativne kulture in njenih vrednot, ki vplivajo na potek in rezultate projekta. Jasni strateški cilji in vrednote določajo, kako oseba, odgovorna za izvajanje projekta, vpliva na pričakovanja ključnih deležnikov. Čeprav imajo projektne prakse in procesi svoje mesto, so vrednote tiste, ki imajo največji vpliv na uspeh projekta.