logo desktop
Menu Close
Menu Close

PROSCI® metodologija upravljanja sprememb

Reinforcement 1 (1)

Izboljša poslovne rezultate z usmerjanjem in podporo posameznikom skozi spremembe

PROSCI® metodologija upravljanja sprememb

Izboljša poslovne rezultate z usmerjanjem in podporo posameznikom skozi spremembe

Kaj je ADKAR

Model ADKAR®, ki ga je ustvaril ustanovitelj podjetja Prosci® Jeff Hiatt, je ciljno usmerjen model upravljanja sprememb, ki se uporablja v procesu in organizacijskih sprememb. Temelji na preprosti ideji, da je mogoče organizacijsko spremembo doseči z osebnimi spremembami. Organizacijska sprememba se zgodi, ko ljudje svoje delo opravljajo drugače. Da bi to dosegli, se morajo sami spremeniti.

Črke ADKAR predstavljajo 5 stopenj procesa sprememb na nivoju posameznika. To so mejniki, ki jih morajo ljudje doseči, da se spremenijo in da sprememba traja. Začne se z zavedanjem (Awareness), zakaj je sprememba potrebna, željo (Desire), da bi bili del spremembe, znanjem (Knowledge), da vemo, kaj je treba storiti, in sposobnostjo (Ability), da to dejansko storimo. Na tej stopnji se sprememba zgodi in zadnji korak je utrjevanje (Reinforcement), da bo sprememba trajala.

ADKAR(5)

Model, ki temelji na najboljših praksah

Model ADKAR® temelji na 20-letnih raziskavah, v katerih je sodelovalo preko 4500 udeležencev. Model in metodologija sta edinstvena in izhajata iz skupnih lekcij »lessons learned«, ki jih po vsem svetu izvajajo strokovnjaki za upravljanje sprememb. Glede na raziskave je 97 % udeležencev izjavilo, da je ADKAR® delno ali izjemno učinkovit kot strukturiran pristop k upravljanju sprememb.

  • Model ADKAR® se osredotoča na spodbujanje sprememb na nivoju posameznikov za doseganje organizacijskih rezultatov.
  • Kot ciljno usmerjen model postavlja jasne cilje upravljanja sprememb in merljive rezultate.
  • Preprost okvir je uporabniku prijazen in je namenjen vsem, ki sodelujejo pri upravljanju sprememb. Vsem v organizaciji ponuja razumljiv jezik, s katerim lahko opišejo spremembe in razpravljajo o njih.
  • Model gre z roko v roki s projektnim vodenjem. Rezultat projektnega vodenja je uspešen projekt, ki prinaša rešitev, medtem ko se model osredotoča na sprejemanje in uporabo.

 

Človeška plat sprememb

Prosci raziskava je pokazala, da je najpogostejši razlog za neuspeh projektov človeška plat spremembe. Vsi smo se že srečali s projekti, v katerih je bil projektni cilj sicer dosežen, a ni prinašal želene poslovne dobrobiti. Organizacije pogosto vlagajo samo v tehnično plat nove rešitve, a posvečajo premalo pozornosti ljudem, ki bodo morali to spremembo spraviti v življenje z drugačnim načinom dela.

Obvladovanje organizacijskih sprememb je veliko bolj uspešno, če se vodje zavedajo kako sprememba vpliva na posameznike in kako se realizira preko teh ljudi. Obstajajo metodologija, modeli in orodja, ki vodjem pomagajo aktivno vključiti deležnike v proces spremembe in upravljati odpor posameznikov. Organizacijo tvorijo posamezniki in organizacijska sprememba je sestavljena iz sprememb, ki se zgodijo na nivoju posameznikov.

Sprememba je proces


Model ADKAR® je procesno usmerjen pristop. Model predstavlja pet mejnikov posameznikove poti skozi proces sprememb, ki so spadajo v tri stanja spremembe.

V TRENUTNEM stanju sprememb je pomembno prepoznati potrebo po spremembi, razumeti, kaj bo sprememba prinesla ali kaj se bo zgodilo, če se sprememba ne bo zgodila. Pomembno je, da vpleteni posamezniki aktivno podpirajo proces sprememb in v njem sodelujejo.

V PREHODNEM stanju je poudarek na opolnomočenju ljudi, da se spopadejo s spremembo. Pomembno je, da vedo kaj storiti in da lahko razvijejo potrebne veščine in obnašanja ter tako uspešno premostijo to stanje.

V PRIHODNJEM stanju gre za ohranjanje spremembe. V človeški naravi je, da se vedno vračamo v znano okolje, in zato je zelo pomembno utrditi spremembe za dosego želenih rezultatov.

Uvajanje sprememb

Uspešna sprememba zahteva integracijo upravljanja sprememb na nivoju posameznikov z organizacijskim upravljanjem sprememb. Prosci ponuja še eno komponento metodologije, znano kot 3-fazni proces.

3-fazni proces zagotavlja strateški in postopni pristop k upravljanju organizacijskih sprememb. Povezava med posameznim in organizacijskim upravljanjem sprememb je tisto, kar razlikuje metodologijo Prosci od drugih in zaradi česar je vodilna metodologija na svetu.

Group 9137

3-fazni proces

3-fazni proces je struktura za organizacijske spremembe. Vključuje na raziskavah utemeljene ocene in modele, ki jih lahko vodje projektov ali sprememb uporabijo za izvajanje iniciativ za spremembe.

3 faze so:

  1. priprava pristopa
  2. upravljanje spremembe
  3. ohranjanje rezultatov

Vsaka faza je razdeljena na tri stopnje in vsaka stopnja vključuje pomembne dejavnosti, ki so podpora pri uspehu uvajanja spremembe. Kljub temu, da je 3-fazni proces strukturiran, je prilagodljiv, da ustreza potrebam katere koli organizacije.

Faza 1 - priprava na spremembo

V prvi fazi se člani ekipe za uvajanje sprememb in projektne ekipe pripravijo za oblikovanje načrtov upravljanja spremembe in ključno je, da razumejo situacijo, s katero se spopadajo. Pri oceni trenutnega stanja si lahko pomagajo z tremi stopnjami:

  • Opredelitev uspeha – natančno se določi, kaj se želi doseči
  • Opredelitev vpliva – kdo mora svoje delo opravljati drugače in kako
  • Opredelitev pristopa – kateri koraki so potrebni za uspeh projekta

Rezultat te faze je strategija upravljanja sprememb (Change Management Strategy). Ta določa pristop, ki je potreben za dosego želenih rezultatov projekta.

image 3
image 4

Faza 2 - upravljanje sprememb

Z informacijami, zbranimi v prvi fazi, se ekipa za upravljanje sprememb in projektna ekipa osredotočita na ustvarjanje načrtov in njihovo integracijo v projektni načrt. Načrti so namenjeni posameznikom, na katere projekt vpliva. Ti načrti jim pomagajo pri prehodu skozi model ADKAR®.

Tri stopnje v drugi fazi so:

  • Načrtovanje in ukrepanje – v tej stopnji z uporabo modela ADKAR Blueprint in izdelavo načrtov za upravljanje sprememb, kot sta sponzorski in komunikacijski načrt ugotavljamo, kako najbolje pripraviti – opremiti in podpreti ljudi, na katere bo sprememba vplivala
  • Spremljanje uspešnosti – ta stopnja se osredotoča na to, kako slediti in ohraniti napredek pri prizadevanjih za upravljanje sprememb
  • Prilagoditev ukrepov – glede na to, kar se je ekipa za spremembe do sedaj naučila (zlasti v prejšnji fazi), je potreben čas za prilagajanje strategije upravljanja sprememb z dejavnostmi, kot so priprava prilagoditvenih ukrepov in nadaljnje spremljanje uspešnosti

Dokument za to fazo je glavni načrt upravljanja sprememb (Master Change Management Plan), ki okrepi posamezne načrte in služi kot vodilo za ekipo za upravljanje sprememb.

Faza 3 - utrjevanje spremembe

Pogosto spregledana, a ključna faza procesa je utrjevanje spremembe. Tretja faza pomaga ekipam za spremembo in projekte razviti mehanizme za merjenje, kako dobro se je sprememba uveljavila. Za to so potrebna nova obnašanja in nove veščine. Pomembno je identificirati in premostiti vrzeli, če se te pojavijo.

Tri stopnje v tretji fazi – trajni rezultati vključujejo:

  • Pregled uspešnosti – za potrditev željenih rezultatov po izvedbi projekta, ekipa za spremembe preveri rezultate modela AKDAR in zabeleži naučeno (lessons learned)
  • Aktiviranje obstoja – tukaj se ekipa za spremembe osredotoča na izvajanje ukrepov za ohranitev rezultatov sprememb z vključevanjem v dejavnosti, kot so ugotavljanje vrzeli in aktiviranje ustreznih vlog pri ohranjanju
  • Prenos lastništva – Na zadnji stopnji 3 – faznega procesa manager sprememb vzpostavi vzdržen način ohranjanja spremembe, , s pomembnimi dejavnostmi, ki vključujejo prenos znanja in sredstev (za prihodnje projekte) ter praznovanje uspehov pri uvajanju sprememb

Dokument za to fazo je zaključek upravljanja sprememb (Change Management Closeout), ki dokumentira stanje uspešnosti sprememb in organizacijo pripravi na lastništvo in ohranjanje rezultatov sprememb.

image 5
Group 9158

Faza 2 - upravljanje sprememb

Z informacijami, zbranimi v prvi fazi, se ekipa za upravljanje sprememb in projektna ekipa osredotočita na ustvarjanje načrtov in njihovo integracijo v projektni načrt. Načrti so namenjeni posameznikom, na katere projekt vpliva. Ti načrti jim pomagajo pri prehodu skozi model ADKAR®.

Tri stopnje v drugi fazi so:

  • Načrtovanje in ukrepanje – v tej stopnji z uporabo modela ADKAR Blueprint in izdelavo načrtov za upravljanje sprememb, kot sta sponzorski in komunikacijski načrt ugotavljamo, kako najbolje pripraviti – opremiti in podpreti ljudi, na katere bo sprememba vplivala
  • Spremljanje uspešnosti – ta stopnja se osredotoča na to, kako slediti in ohraniti napredek pri prizadevanjih za upravljanje sprememb
  • Prilagoditev ukrepov – glede na to, kar se je ekipa za spremembe do sedaj naučila (zlasti v prejšnji fazi), je potreben čas za prilagajanje strategije upravljanja sprememb z dejavnostmi, kot so priprava prilagoditvenih ukrepov in nadaljnje spremljanje uspešnosti

Dokument za to fazo je glavni načrt upravljanja sprememb (Master Change Management Plan), ki okrepi posamezne načrte in služi kot vodilo za ekipo za upravljanje sprememb.