Glavni cilj upravljanja sprememb je doseganje rezultatov in uspehov organizacije z vkljuÄevanjem in navdihovanjem zaposlenih za prilagoditev na nove naÄine dela.
Ne glede na to ali spreminjamo procese, delovna mesta, organizacijsko strukturo ali pa vse naÅ”teto, je lahko projekt oziroma iniciativa uspeÅ”na le, Äe posamezniki spremenijo svoje obnaÅ”anje oziroma naÄin dela. To je tudi osnova upravljanja sprememb. Zato morajo za uspeÅ”no upravljanje sprememb sodelovati vsi kljuÄni ljudje v organizaciji.
Celovit sistem podpore
Podobno, kot so za uspeÅ”en film potrebni igralci, scenografi, kostumografi, režiser, snemalci, obdelava zvoka ter slike in ostali, od katerih vsak prispeva svoj talent in znanje z namenom konÄnega skupnega uspeha, tako upravljanje sprememb zahteva sodelovanje posameznikov na kljuÄnih položajih v organizaciji. Posamezniki morajo aktivno sodelovati pri spremembi in usklajevati aktivnosti. To velja za kljuÄne vloge celotne hierarhije od najviÅ”jih nivojev vodij do zaposlenih, ki pokrivajo prve bojne linije podjetja. Za podporo zaposlenim v procesu spremembe je znotraj organizacije zadolžena celotna mreža naÅ”tetih posameznikov.
V nadaljevanju predstavljamo kljuÄne vloge upravljanja sprememb:
- Manager sprememb (Change Practitioner)
- Sponzor (Sponsor)
- Vodja tima (People manager)
- Vodja projekta (Project manager)
- Ljudje na katere sprememb vpliva – zaposleni (People)
Opisi in zmote
Spodnja tabela predstavlja vsako od omenjenih vlog iz vidika posameznika ali skupine, ki vlogo opravlja. Za posameznika je pomembno, da razume svojo vlogo. Razumevanje oziroma nerazumevanje lahko razberemo iz njegovega razmiŔljanja oziroma izjav. Na levi strani tabele je opisano razmiŔljanje, ki je povezano z razumevanjem vloge, na desni pa tisto, ki kaže na nerazumevanje.
Manager sprememb – razume vlogo |
Manager sprememb – ne razume vloge |
“Jaz, kot manager sprememb, prispevam k uspehu spremembe s pripravo, usposabljanjem in podporo zaposlenim za lažjo prilagoditev na uporabo novih naÄinov dela v okviru dogovorjenih strateÅ”kih planov.” | “PoÄutim se kot na otoku. Zaposleni od mene priÄakujejo, da naredim vse sam in poznam vse odgovore.” |
Sponzor – razume vlogo | Sponzor – ne razume vloge |
“Jaz, kot sponzor, prispevam k uspehu spremembe skozi aktivno in vidno sodelovanje skozi proces spremembe, gradim koalicijo in neposredno komuniciram z ljudmi, z namenom prilagoditve in uporabe novih naÄinov dela. | “Zagotovil sem sredstva in podpisal projektni naÄrt. Sedaj priÄakujem, da se dogovorjeno zgodi.” |
Vodja tima – razume vlogo | Vodja tima – ne razume vloge |
“Jaz, kot vodja tima, prispevam k uspehu spremembe skozi svojo vlogo komunikatorja, predstavnika vodstva, advokata, managerja odpora in coacha zaposlenim z namenom prilagoditve in uporabe novih naÄinov dela. | “Zdi se mi, da bodo nekatere spremembe vplivale neposredno tudi name in bi si želel vedeti veÄ.” |
Vodja projekta – razume vlogo | Vodja projekta – ne razume vloge |
“Jaz, kot vodja projekta, prispevam k uspehu spremembe skozi oblikovanje projektnega plana z in vkljuÄevanjem ljudi ter potrebnimi aktivnostmi za prilagoditev obnaÅ”anja zaposlenih na uporabo novih naÄinov dela. | “Moj cilj je, da projekt konÄam. Tisti trenutek, ko so vse aktivnosti zakljuÄene, se lahko premaknem na drug projekt.” |
Ljudje na katere sprememba vpliva (zaposleni) – razumejo vlogo | Ljudje na katere sprememba vpliva (zaposleni) – ne razumejo vloge |
“Jaz, kot zaposlen, prispevam k uspehu spremembe tako, da se v spremembo vkljuÄim, se prilagodim in zaÄnem uporabljati nov naÄin dela. | “Zaenkrat bom poÄakal in spremljal kaj se bo zgodilo. Mislim, da ta sprememba in njen uspeh nista moja odgovornost.” |
RazliÄni tipi vlog
Dve od zgoraj opisanih vlog se neposredno sreÄujeta z ljudmi na katere sprememba vpliva. Lahko bi rekli, da sta ti dve vlogi na odru in v soju žarometov. Zaposleni jih opazijo. Drugi dve vlogi pa ustvarjata okolje v katerem se sprememba lahko zgodi. Äe vzamemo primerjavo s filmom, so to lahko režiser, scenografi, kostumografi. Torej ekipa, ki vodi druge ali ustvarja pogoje za odliÄen film.
Vlogi, ki se sreÄujeta z ljudmi
Ti dve vlogi sta sponzor in vodja tima. Delata namreÄ neposredno z ljudmi na katere sprememba vpliva in morajo spremeniti svoje obnaÅ”anje. Za to skupino ljudi sta sponzor in vodja tima vlogi, ki ju vidijo in zaznajo skozi komunikacijo, podporo in vodenje. Prav tako ti dve vlogi predstavljata “želeno prihodnje stanje” zaposlenim skozi individualne in skupinske interakcije.
Zakaj sta ti dve vlogi tako vidni?
Ker si jih ljudje oziroma zaposleni na katere sprememba vpliva želijo videti in sliŔati ter imajo navadno z posamezniki na teh dveh pozicijah tudi pogosto komunikacijo.
Vlogi, ki omogoÄata okolje primerno za spremembe
Manager sprememb in vodja projekta sta tisti vlogi, ki ustvarjata strukturo in okolje za uspeÅ”no spremembo. Podobno kot režiser in producent, ki delujeta v zaodrju in kujeta uspeÅ”en naÄrt, omogoÄata, da se druge vloge razvijajo ter koordinirata naÄrte sponzorjev in vodij timov.
Zakaj ti dve vlogi v Äasu spremembe delujeta tipiÄno bolj iz ozadja?
Ker ni njuno, da ljudje na katere sprememba vpliva vedo, kdo so posamezniki, ki vodijo projekt in spremembo. Ti dve vlogi prav tako nista tisti, ki bi imeli vlogo pri poÅ”iljanju sporoÄil zaposlenim. Zaposleni z njima nimajo pogostega kontakta.
Eden glavnih spoznanj tega zapisa je, da mora manager sprememb za zagotovitev uspeÅ”ne premembe delovati skozi druge vloge, torej posredno. Äeprav je manager sprememb pogosto Älan projektne skupine, kadrovskega oddelka ali specializirane skupine za upravljanje sprememb, je izvedba njegovega naÄrta v veÄinski meri v rokah drugih.
Druge vloge
Poleg krovnih vlog upravljanja sprememb je priporoÄljivo v spremembo vkljuÄiti tudi druge vloge. S pomoÄjo teh bo izvedba plana bolj uÄinkovita in hitrejÅ”a. Morebitne druge vloge so lahko iz naslednjih podroÄij:
- Interno komuniciranje
- Izobraževalni center
- Kadrovski oddelek
- Razvoj
- Poslovna analitika
- Strokovnjaki relevantnih podroÄij
- Agenti spremembe
- Razvoj reŔitev
Identifikacija dodatnih vlog v organizaciji za vsako posamezno spremembo je zelo pomembna. Å e pomembnejÅ”e je prepoznavanje posameznikov iz dodatnih podroÄij, ki bodo to vlogo prevzeli in jo aktivno izvajali. Izbrani posamezniki bi morali tudi razumeti svojo vlogo in jo znati opisati s podobno izjavo, kot so navedene v zgornji tabeli:
“Jaz, kot ________, prispevam k uspehu spremembe skozi ____________.”
Na primer: “Jaz, kot agent spremembe, prispevam k uspehu spremembe skozi oblikovanje in izvedbo komunikacije za konÄne uporabnike in delim kljuÄna sporoÄila ob pravem Äasu.”