Primarni sponzor je vodja, ki odobri spremembo v organizaciji. Kot prejemnik koristi znotraj organizacije je odgovoren za to, da sprememba uresniči predvidene koristi. Organizacijski nivo, na katerem je sponzor, je odvisen od stopnje tveganja, ki ga prinaša sprememba. Pobuda z visokim tveganjem kot primarnega sponzorja zahteva višjega izvršnega direktorja oz. vodjo. Pobudo z manjšim tveganjem lahko sponzorira tudi vodja oddelka oz. vodja srednje ravni.
Odvisno od obsega in kompleksnosti spremembe lahko primarni sponzor vključi druge sponzorje, ki bodo po potrebi pripomogli k širjenju in napredovanju sprememb na specifičnih področjih organizacije. Takšen sponzor je lahko kateri koli vodja podjetja, izvršni direktor ali direktor na srednji ravni, katerega udeležba je potrebna za zagotovitev želenih rezultatov spremembe.
Sponzorji pa niso vodje sprememb. Namesto vodenja kot koordiniran del celotnega “orkestra” izpolnjujejo svojo pomembno nalogo, ki jo usklajujejo z managerjem sprememb, vodjo projekta in vodji tima.
Režiser te predstave je manager sprememb. Ta vodi strategijo upravljanja sprememb iz ozadja in drugim omogoča, da med uvajanjem spremembe opravljajo svoje vloge in omogočajo lažji prehod skozi spremembo zaposlenim v organizaciji. Uspešna vključitev ustreznega sponzorja (vodje) v pobudo vključuje njihovo pripravo in podporo pri aktivnostih, ki jih Prosci imenuje ABC sponzorstva. Le sponzor, ki ima dobro podporo in je na ta način primerno opremljen za podpro spremembi, lahko jasno in v preprostem jeziku artikulira svojo vlogo:
“Jaz, primarni sponzor te spremembe, prispevam k uspešnim spremembam
(s sprejetjem in uporabo) z dejavnim in vidnim sodelovanjem v celotnem projektu, oblikovanjem sponzorskih ekip ter sporočanjem podpore in spodbujanjem sprememb. ”
Prosci ABC sponzorstva je rezultat več kot dveh desetletij raziskav najboljših praks upravljanja sprememb, v katerih so udeleženci opredelili najbolj kritične vloge izvršnih sponzorjev v času sprememb.
A) Aktivno in vidno sodelovanje v celotnem projektu
Vloga aktivnega in vidnega sodelovanja primarnega sponzorja v projektu je bila v raziskavi navedena pogosteje kot katera koli druga aktivnost sponzorja. Udeleženci študije so opredelili seznam dejavnosti, ki predstavljajo takšno aktivno in vidno sponzorstvo – od zagovarjanja sprememb in dodeljevanja potrebnih sredstev do sodelovanja pri spremembah in podpore ekipi. Sponzorji morajo ostati aktivni tudi po udeležbi na začetnem projektnem sestanku. Njihova naloga je, da so aktivni skozi celoten proces. Njihova trajna prisotnost je potrebna za izgradnjo in ohranitev zagona za spremembe.
B) Izgradnja sponzorske ekipe
Udeleženci raziskave so izrazili potrebo po tem, da primarni sponzor prevzame vodilno vlogo pri izgradnji in ohranjanju močne sponzorske koalicije, ki bo pomagala podpreti spremembo. Primarni sponzor mora mobilizirati druge ključne vodje in deležnike, da se ti zavzamejo za spremembo in jo legitimirajo v delu organizacije, za katero so odgovorni. Zdrava ekipa sponzorjev je še posebej pomembna za spremembe, ki se raztezajo skozi več različnih oddelkov znotraj organizacije.
C) Komunikacija podpore in spodbujanje spremembe pri skupinah na katere sprememba vpliva
Ljudje, na katere vplivajo spremembe, želijo slišati, zakaj je sprememba pomembna od vodje v samem vrhu svoje organizacije. Višji vodje so najprimernejši pošiljatelji sporočil o poslovnih razlogih za spremembo, pa tudi o tveganjih ali stroških, ki lahko nastanejo, če spremembe ne uvedemo. Učinkovit primarni sponzor legitimira potrebo po spremembah v organizaciji in določa prioriteto teh sprememb v neposrednem sodelovanju z zaposlenimi.
Čeprav so te vloge ključnega pomena za uspeh vsake pobude za spremembo, v praksi mnogi vodstveni delavci in odločevalci teh vlog ne izpolnjujejo učinkovito. Spodnja slika prikazuje odstotek udeležencev raziskave, ki so izjavili, da so bili njihovi sponzorji pri treh zgoraj opisanih nalogah, neučinkoviti ali pa celo popolnoma neučinkoviti. Vloga, ki je sponzorjem predstavljala največji izziv, je bila izgradnja sponzorske koalicije.
Graf: Slabe prakse vključevanja sponzorja v proces
Pomen sponzorjev v času sprememb
Raziskava Prosci kaže, da so sponzorji za uspeh spremembe ključni. Oni so tista spremenljivka, ki je lahko razlika med uspešnim in neuspešnim projektom ali iniciativo. Razumevanje te raziskave lahko pomaga managerjem sprememb pri komunikaciji z vodstvom, saj rezultati jasno pokažejo močno korelacijo med uspehom iniciative in delom sponzorjev, ki so odgovorni za to iniciativo.
V času spremembe so primarni sponzorji in sponzorji:
Udeleženci študije o najboljših praksah upravljanja sprememb so kot ključni dejavnik za uspeh pri spremembi izpostavili aktivno in vidno sponzorstvo. To je bil najpogostejši odgovor prav na vsaki dvoletni raziskavi, ki jih Prosci pripravlja že od leta 1998. Čeprav se je v disciplini upravljanja sprememb v zadnjih dveh desetletjih veliko spremenilo, je pomen vloge primarnega sponzorja pri spremembah ostal nespremenjen.
Na vprašanje, naj opredelijo največjo oviro za uspeh, so udeleženci iste študije kot primarno oviro za uspeh ugotovili pomanjkanje podpore s strani vodstva in aktivnega sponzorstva. Neučinkoviti primarni sponzorji niso razumeli svoje vloge pri spremembah, niso zagotovili potrebnih sredstev ali jasno komunicirali namena spremembe. Bili so ali neaktivni in nevidni, ali pa niso bili na pravi ravni organizacijske hierarhije. Pogosto tudi niso zagotovili široke podpore spremembi pri ostalih vodjih oz. izgradili koalicije sponzorjev, ali pa celo omahovali pri podpori spremembi na sploh. Rezultat neučinkovitega sponzorstva je bilo več odpora in počasnejši napredek pri uresničevanju želenih rezultatov organizacije.
Vključitev vodstva in prejšnje izkušnje z upravljanjem sprememb ključno vplivajo na to, da v organizaciji pričnejo z aktivnostmi upravljanja sprememb v zgodnjih fazah projekta. Raziskava Prosci kaže, da ima pričetek aktivnosti upravljanja sprememb na začetku življenjskega cikla projekta pomembno pozitiven vpliv na poslovne rezultate.
Da bi zaposleni čim bolje sprejeli spremembo, potrebujejo dovolj informacij o spremembi. Raziskava je pokazala, da sta posebej pomembni dve vlogi v organizaciji: neposredni vodje zaposlenih in izvršno vodstvo podjetja. Prvi komunicirajo predvsem spremembe, ki jih bodo neposredno občutili zaposleni pri svojem delu, drugi pa o poslovni naravi in potrebi za spremembo.
Poleg tega, da imajo primarni sponzorji pomemben vpliv na uspeh pobud za spremembe na makro ravni, imajo tudi ključno vlogo pri neposrednem obveščanju zaposlenih o tem, zakaj je prememba potrebna.
Udeleženci raziskave so povedali, da so njihovi vodje in izvršne vodje pripravljeni prevzeti vlogo sponzorja sprememb. Težava pa je, da mnogi niso popolnoma razumeli, kaj ta vloga pomeni. Spodnja slika prikazuje, kako dobro so voditelji razumeli svojo vlogo in odgovornosti sponzorjev sprememb. Več kot 50% udeležencev je poročalo, da njihovi sponzorji niso dobro razumeli vloge sponzorja.
Graf: Sponzorjevo razumevanje
Prosci raziskava dosledno dokazuje, da je uspešnost sponzorjev ključnega pomena za uspeh projekta. Udeleženci zadnje raziskave so poročali, da je učinkovitost sponzorjev neposredno vplivala na to, ali je projekt dosegel cilje. Projekti z izjemno učinkovitim sponzorjem so dosegli ali presegli cilje kar več kot dvakrat pogosteje kot tisti z zelo neučinkovitim sponzorjem.
Grafikon prikazuje, kako je sponzorjeva vloga vplivala pri procesu uvajanja sprememb.
Sponzorji imajo ključno vlogo pri spremembah, vendar samo informacije ne bodo uspešne. Da bi sponzorjem pomagali izpolniti ABC-je sponzorstva, morajo pomembno vlogo v organizaciji nositi tudi managerji sprememb. Aktivnosti, ki jih ti izvajajo vključujejo pojasnitev vloge sponzorju, zagotavljanje podatkov raziskav in dobrih praks, poučevanje in spodbujanja sponzorjev, pomoč pri taktičnih odgovornostih in pri vzpostavitvi uspešnega sponzorstva na splošno. Sponzor in manager sprememb sta ključna partnerja pri planiranju in izvajanju aktivnosti, ki zagotavljajo uspešno zagotovitev poslovnih učinkov sprememb.
https://www.prosci.com/resources/articles/primary-sponsors-role-and-importance
