Imate na svojem projektu primernega sponzorja, a ta ne zagotavlja nimate prave sponzorske podpore, ki jo potrebujete za uspeh?
Ko vodje projektov in vodje aktivnosti upravljanja sprememb pozovemo, da navedejo najpomembnejši dejavnik ena za uspehu projekta, običajno odgovorijo podobno: aktivno in vidno sponzorstvo. V raziskavah podjetja Prosci o najboljših praksah pri upravljanju sprememb je aktivno in vidno sponzorstvo definirano kot najpomembnejši prispevek k uspehu projekta. Naveden je kar štirikrat pogosteje kot kateri koli drug dejavnik. Kljub visokemu odstotku projektov, ki imajo imenovanega primarnega sponzorja, mnogim managerjem sprememb za uspeh manjka prav “pravo” in učinkovito sponzorstvo.
ZAKAJ JE PRAVI SPONSOR POMEMBEN?
Če želite razumeti, zakaj je vloga primarnega sponzorja pri doseganju uspeha spremembe pomembna, razmislite kaj ta vloga v resnici pomeni. Vodje sprememb pri svojem delu potrebujejo primarnega sponzorja v pravem pomenu besede. Ta mora aktivno izpolnjevati t.i. ABC sponzorstva:
- Aktivno in vidno sodelovanje v celotnem projektu.
- Izgradnja sponzorske ekipe.
- Sporočanje podpore in spodbujanje spremembe pri zaposlenih.
Če je kateri od elementov ABC sponzorstva odsoten, se vodje sprememb pogosto srečajo z naslednjimi posledicami:
- Povečan odpor zaposlenih, vključno z ključnimi vodji v organizaciji.
- Pomanjkanje virov za podporo projektu.
- Počasno sprejetje spremembe ali popolna zavrnitev spremembe s strani nekaterih delov organizacije.
SPONZOR V IMENU ALI V PRAKSI?
Razmislite o projektu, ki ga vodite danes. Če se strinjate z zgornjimi trditvami in se je izbrani vodja strinjal, da bo vaš glavni sponzor, lahko domnevate, da ste pripravljeni.
Žal raziskava ne podpira te domneve. Udeleženci raziskave Prosci so kot veliko oviro pri uvedbi sprememb navedli neučinkovito sponzorstvo. Na vprašanje: “Zakaj?” vodje projektov in managerji sprememb niso odgovorili, da jim manjka sponzor. Glavni izzivi so bili:
- Sponzor je bil na napačni ravni ali v napačnem delu organizacije, da bi podprl dotično spremembo (tj. Sponzor ni imel nadzora nad ljudmi in sistemi, na katere je sprememba vplivala).
- Sponzor je bil neviden (tj. Sponzor se ni vključil v projektno skupino ali komuniciral z zaposlenimi).
- Sponzor ni ustvaril koalicije sponzorjev z drugimi vodji podjetja (zato je ekipa za uvedbo spremembe naletela na odpor skozi celotno organizacijo).
- Sponzor je vmes prenehal podpirati spremembo (ali je našel drug projekt, ki je imel prednost).
- Sponzor ni obvladal odpora, ki se je pojavil med spremembo.
Nauk? Dodelitev vrhovnega vodje v vlogo primarnega sponzorja ne pomeni nujno učinkovitega sponzorstva.
ODKLJUKNICA SPONZORSTVA
Spodnja odkljuknica je preprosto orodje, ki vam lahko pomaga ugotoviti, ali ste v dobrem položaju in imate potrebna pooblastila za uspešno uvedbo spremembe. Vsako vprašanje ocenite na lestvici od 1do 5, kjer 1 predstavlja “ne” ali popolno nestrinjanje z izjavo, 5 pa pomeni “da” ali popolno strinjanje z izjavo.
Če je seštevek točk med 40 in 50, prva tri vprašanja pa ocenite s 4 ali 5, ima vaš projekt verjetno elemente učinkovitega sponzorstva. Ocena pod 30 pa pomeni, da vašemu projektu primanjkuje učinkovitega sponzorstva.
Izjava | Ocena Lestvica je 1-5 |
Moj sponzor lahko zagotovi potrebna sredstva in vire za projekt. | |
Moj sponzor ima neposreden nadzor nad ljudmi in procesi, na katere ta sprememba vpliva. | |
Moj sponzor ima neposreden nadzor nad sistemi in orodji, na katere vpliva ta sprememba. | |
Moj sponzor je pripravljen in sposoben biti aktiven in viden skozi celoten projekt. | |
Moj sponzor bo ustvaril koalicijo sponzorjev s ključnimi vodji in zainteresiranimi stranmi v organizaciji. | |
Moj sponzor bo obvladal odpor drugih vodij in odpravil ovire za uspeh projekta | |
Moj sponzor bo neposredno obvestil zaposlene o razlogih za to spremembo in tveganju, če se sprememba ne zgodi. | |
Moj sponzor bo zagotovil potrebo podporo za vzdrževanje spremembe, vključno s podporo ob morebitnih spremenjenih ciljih projekta in/ali spremenjenih kriterijih uspeha. Zagotovil bo tudi nagrade in priznanja za zaposlene, ki sprejmejo spremembo. | |
Moj sponzor je verodostojen in ga spoštujejo zaposleni in vodje v organizaciji (tj. Zaposleni sprejemajo vodstvo tega posameznika). | |
Moj sponzor bo ostal v organizaciji ves čas izvajanja te spremembe. | |
Skupni rezultat: |
KAKO ZAGOTOVITI UČINKOVITO SPONZORSTVO?
Če ste na sponzorski odkljuknici dobili nizko oceno, ukrepajte!
Nizka ocena pri katerem koli od prvih treh vprašanj pomeni, da vaš sponzor, glede na obseg vašega projekta, verjetno ni na pravi hierarhični ravni. V tem primeru bi natančna ocena sponzorske koalicije pokazala ali je ta projekt ogrožen. Če ugotovite, da je tudi vaša sponzorska koalicija šibka, imate dve možnosti:
- Določite pravo osebo, ki bo sponzorirala pobudo in začnite graditi potrebno sponzorsko koalicijo.
- Znova opredelite obseg svojega projekta, da se bo prilagodil sponzorstvu, ki ga imate na voljo.
Če boste projekt nadaljevali, ne da bi zagotovili ustrezno sponzorstvo bodo posledice negativno vplivale na organizacijo in ljudi, hkrati pa bo tveganje za neuspeh projekta veliko.
Nizka ocena pri vprašanjih od 4 do 8 pomeni, da vaš sponzor med spremembo potrebuje coaching o vlogi primarnega sponzorja. Morda imate sponzorja, ki ima voljo, vendar ne ve, kaj pomeni učinkovito sponzorstvo. Ali pa sponzorja, ki raje ne sodeluje neposredno. Slednje je težje nasloviti, vendar s pravimi informacijami in pristopom večina sponzorjev hitro uvidi pomen svoje vloge in se aktivno vključi v projekt. Včasih pa imajo sponzorji veliko voljo sodelovati, vendar nimajo ustreznega znanja ali tehnik za upravljanje svoje vloge. Takrat mora vodja spremememb neposredno voditi in pomagati sponzorju pri izvajanju vloge.
Nizka ocena pri vprašanjih 9 ali 10 verjetno pomeni, da za pristop k projektu potrebujete posebne taktike. Te vključujejo skrbno izgradnjo močne sponzorske koalicije, ki zaposlenim prenese močno sporočilo in stalno prisotnost na projektu. Če je vaš sponzor prisoten le za določen čas, na primer v vladnih organizacijah, razmislite o razdelitvi projekta na faze in se osredotočite na fazo, ki ustreza časovni omejitvi tega sponzorja.
NAŠA VLOGA PRI IZGRADNJI UČINKOVITEGA SPONZORSTVA
Imeti imenovanega sponzorja za vašo pobudo, ali imeti potrebno sponzorstvo za uspešno spremembo, nista ista stvar. Večina vodij in direktorjev ne razume, kako biti učinkovit primarni sponzor spremembe. To je pričakovano, saj upravljanje sprememb ni njihova primarna vloga v organizaciji. Vloga managerjev sprememb je zato ta, da pripravijo svojega sponzorja in mu zagotovijo potrebna orodja za izvedbo kritičnih aktivnosti, potrebnih za uspeh spremembe.
Vir: https://blog.prosci.com/do-you-have-authority-on-your-side