Imate na svojem projektu primernega sponzorja, a ta ne zagotavlja nimate prave sponzorske podpore, ki jo potrebujete za uspeh?
Ko vodje projektov in vodje aktivnosti upravljanja sprememb pozovemo, da navedejo najpomembnejši dejavnik ena za uspehu projekta, običajno odgovorijo podobno: aktivno in vidno sponzorstvo. V raziskavah podjetja Prosci o najboljših praksah pri upravljanju sprememb je aktivno in vidno sponzorstvo definirano kot najpomembnejši prispevek k uspehu projekta. Naveden je kar štirikrat pogosteje kot kateri koli drug dejavnik. Kljub visokemu odstotku projektov, ki imajo imenovanega primarnega sponzorja, mnogim managerjem sprememb za uspeh manjka prav “pravo” in učinkovito sponzorstvo.
Če želite razumeti, zakaj je vloga primarnega sponzorja pri doseganju uspeha spremembe pomembna, razmislite kaj ta vloga v resnici pomeni. Vodje sprememb pri svojem delu potrebujejo primarnega sponzorja v pravem pomenu besede. Ta mora aktivno izpolnjevati t.i. ABC sponzorstva:
Če je kateri od elementov ABC sponzorstva odsoten, se vodje sprememb pogosto srečajo z naslednjimi posledicami:
Razmislite o projektu, ki ga vodite danes. Če se strinjate z zgornjimi trditvami in se je izbrani vodja strinjal, da bo vaš glavni sponzor, lahko domnevate, da ste pripravljeni.
Žal raziskava ne podpira te domneve. Udeleženci raziskave Prosci so kot veliko oviro pri uvedbi sprememb navedli neučinkovito sponzorstvo. Na vprašanje: “Zakaj?” vodje projektov in managerji sprememb niso odgovorili, da jim manjka sponzor. Glavni izzivi so bili:
Nauk? Dodelitev vrhovnega vodje v vlogo primarnega sponzorja ne pomeni nujno učinkovitega sponzorstva.
Spodnja odkljuknica je preprosto orodje, ki vam lahko pomaga ugotoviti, ali ste v dobrem položaju in imate potrebna pooblastila za uspešno uvedbo spremembe. Vsako vprašanje ocenite na lestvici od 1do 5, kjer 1 predstavlja “ne” ali popolno nestrinjanje z izjavo, 5 pa pomeni “da” ali popolno strinjanje z izjavo.
Če je seštevek točk med 40 in 50, prva tri vprašanja pa ocenite s 4 ali 5, ima vaš projekt verjetno elemente učinkovitega sponzorstva. Ocena pod 30 pa pomeni, da vašemu projektu primanjkuje učinkovitega sponzorstva.
| Izjava | Ocena Lestvica je 1-5 |
| Moj sponzor lahko zagotovi potrebna sredstva in vire za projekt. | |
| Moj sponzor ima neposreden nadzor nad ljudmi in procesi, na katere ta sprememba vpliva. | |
| Moj sponzor ima neposreden nadzor nad sistemi in orodji, na katere vpliva ta sprememba. | |
| Moj sponzor je pripravljen in sposoben biti aktiven in viden skozi celoten projekt. | |
| Moj sponzor bo ustvaril koalicijo sponzorjev s ključnimi vodji in zainteresiranimi stranmi v organizaciji. | |
| Moj sponzor bo obvladal odpor drugih vodij in odpravil ovire za uspeh projekta | |
| Moj sponzor bo neposredno obvestil zaposlene o razlogih za to spremembo in tveganju, če se sprememba ne zgodi. | |
| Moj sponzor bo zagotovil potrebo podporo za vzdrževanje spremembe, vključno s podporo ob morebitnih spremenjenih ciljih projekta in/ali spremenjenih kriterijih uspeha. Zagotovil bo tudi nagrade in priznanja za zaposlene, ki sprejmejo spremembo. | |
| Moj sponzor je verodostojen in ga spoštujejo zaposleni in vodje v organizaciji (tj. Zaposleni sprejemajo vodstvo tega posameznika). | |
| Moj sponzor bo ostal v organizaciji ves čas izvajanja te spremembe. | |
| Skupni rezultat: |
Če ste na sponzorski odkljuknici dobili nizko oceno, ukrepajte!
Nizka ocena pri katerem koli od prvih treh vprašanj pomeni, da vaš sponzor, glede na obseg vašega projekta, verjetno ni na pravi hierarhični ravni. V tem primeru bi natančna ocena sponzorske koalicije pokazala ali je ta projekt ogrožen. Če ugotovite, da je tudi vaša sponzorska koalicija šibka, imate dve možnosti:
Če boste projekt nadaljevali, ne da bi zagotovili ustrezno sponzorstvo bodo posledice negativno vplivale na organizacijo in ljudi, hkrati pa bo tveganje za neuspeh projekta veliko.
Nizka ocena pri vprašanjih od 4 do 8 pomeni, da vaš sponzor med spremembo potrebuje coaching o vlogi primarnega sponzorja. Morda imate sponzorja, ki ima voljo, vendar ne ve, kaj pomeni učinkovito sponzorstvo. Ali pa sponzorja, ki raje ne sodeluje neposredno. Slednje je težje nasloviti, vendar s pravimi informacijami in pristopom večina sponzorjev hitro uvidi pomen svoje vloge in se aktivno vključi v projekt. Včasih pa imajo sponzorji veliko voljo sodelovati, vendar nimajo ustreznega znanja ali tehnik za upravljanje svoje vloge. Takrat mora vodja spremememb neposredno voditi in pomagati sponzorju pri izvajanju vloge.
Nizka ocena pri vprašanjih 9 ali 10 verjetno pomeni, da za pristop k projektu potrebujete posebne taktike. Te vključujejo skrbno izgradnjo močne sponzorske koalicije, ki zaposlenim prenese močno sporočilo in stalno prisotnost na projektu. Če je vaš sponzor prisoten le za določen čas, na primer v vladnih organizacijah, razmislite o razdelitvi projekta na faze in se osredotočite na fazo, ki ustreza časovni omejitvi tega sponzorja.
Imeti imenovanega sponzorja za vašo pobudo, ali imeti potrebno sponzorstvo za uspešno spremembo, nista ista stvar. Večina vodij in direktorjev ne razume, kako biti učinkovit primarni sponzor spremembe. To je pričakovano, saj upravljanje sprememb ni njihova primarna vloga v organizaciji. Vloga managerjev sprememb je zato ta, da pripravijo svojega sponzorja in mu zagotovijo potrebna orodja za izvedbo kritičnih aktivnosti, potrebnih za uspeh spremembe.
Vir: https://blog.prosci.com/do-you-have-authority-on-your-side
