Hitra sprememba: hitra ocena in hiter plan
Prejšnji teden smo govorili o tem kako planirati spremembe, ko nimamo časa planirati. Danes pa vam želimo podati še eno orodje za hitro reagiranje na spremembe.
V situaciji, ko se znajdemo pred prisilno in nenadno spremembo ali pa že sredi nje, je velikokrat težko ostati osredotočen na cilj. Temu bi lahko tudi rekli, da zaradi dreves ne vidimo gozda. Torej smo tako osredotočeni na trenutno situacijo, da zgubimo osredotočenost na cilj in s tem na kritične komponente za dosego cilja.
Nadziraš lahko le tisto, kar zavestno prepoznaš
Pred pomočjo zaposlenim pri spremembi, je potrebno ugotoviti in imeti jasno predstavo o učinkih, ki jih sprememba prinaša. Definicija učinkov pripomore k osredotočenosti na spremembo na individualni ravni in razkrije katere prilagoditve sprememba zahteva. Opisan korak je kritičen, saj omogoča izboljšanje rezultatov in izidov, ko je to potrebno. Definicija učinkov prav tako pripomore k razumevanju in empatiji do ljudi, identifikaciji področij upora in določa kakšno podporo ob spremembi moramo nuditi ljudem.
Uporaba obrazca Včeraj – Jutri, ki zajema 10 različnih pogledov ali področij na učinke spremembe, lahko pomaga pri oceni načinov, kako bo sprememba vplivala na ljudi in skupine ljudi v organizaciji. Za primer bomo ponovno vzeli spremembo, ki jo je v naša življenja prinesel koronavirus. Tokrat se bomo za primer osredotočili na šolski sistem, podrobneje na učitelje in učence. Srečali smo se namreč z zahtevo po zaprtju šol in nadaljevanju učnega procesa s pomočjo virtualnih orodij, platform za učenje na daljavo in drugih rešitev. Medtem, ko nekateri študiji že ponujajo učenje na daljavo, pa je bila to za osnovne in srednje šolevelika sprememba. In še, zgoditi se je morala praktično čez noč.
Pri taki spremembi lahko, kot pomoč pri obvladovanju učinkov in planiranju akcij, uporabimo obrazec Včeraj – Jutri.
Obrazec Včeraj - Jutri
Definicija včeraj in danes
Za določitev katera področja dela se bodo zaradi spremembe spremenila in na kakšen način, ter v kakšni meri, je potrebno pogledati obe strani. Kako smo delali pred spremembo in na kakšen način bi moralo biti delo opravljeno po spremembi. V primeru koronavirusa lahko to pomeni, da je včeraj dejansko včeraj, ko smo delo opravljali po starem in jutri dejansko jutri, ko bomo morali enako delo opraviti na čisto nov način.
Vzemimo za primer prehod šolanja na virtualne platforme in učenje na daljavo ter poglejmo šest od 10 področij na katere je ta sprememba najbolj vplivala. Najprej definirajmo glavne skupine ljudi na katere je sprememba vplivala. To so učitelji, učenci in tudi starši. Obrazec Včeraj – Jutri nam torej pomaga prepoznati področja na katera bo ali je sprememba vplivala, na kakšen način in v kakšni meri. Ko se sprehodimo čez 10 področij, lahko prav tako prepoznamo področja na katera sprememba ni vplivala. Razmislimo tudi o skupinah, za katere se spreminja delo, pa morda na prvi pogled niso tako očitne. Kot primer izpostavimo informatike, ki so morali zagotoviti digitalna orodja v zelo kratkem času, hkrati pa zagotoviti tudi ustrezno podporo uporabnikom.
1. Proces – aktivnosti ali koraki, ki so potrebni za dosego zadanega cilja
Učiteljem je dobro poznan proces poučevanja v živo. Kako poteka priprava in podajanje snovi kar se da kvalitetno in strokovno. Proces vključuje razvoj in pripravo lekcij, individualno pomoč, interakcijo, ocenjevanje in ostalo. Vendar pa morajo učitelji, ob prehodu na virtualno učenje ta proces spremeniti oziroma prilagoditi.
Na drugi strani so učenci vajeni slediti procesu učenja in preverjanja znanja v živo ter srečevanja s sošolci in učitelji. Sprememba procesa učenja bo tako tudi pri njih povzročila, da bodo morali snov obdelovati drugače, ubrati drugačne pristope k učenju in izboljšati samodisciplino. Za mlajše učence pa bo potrebna celo velika vključenost staršev v proces učenja. Vse to zahteva spremembo delovanja in obnašanja staršev.
2. Sistem – kombinacija ljudi in avtomatiziranih aktivnosti, ki so potrebni za dosego cilja
Učitelji bodo morali spremeniti sisteme za preverjanje prisotnosti, pisanje testov, spremljanje učnega napredka. Vse to z namenom podpore virtualnemu učenju.
3. Orodja
Učinek na to področje je, v našem primeru, ogromen. Tako za učitelje kot za učence. Virtualno učenje zahteva od učiteljev, da se naučijo uporabljati strojno in programsko opremo, ki omogoča virtualno učenje. Na primer spletne kamere, orodja za ankete, orodja za virtualne konferenčne klice in podobno. Prav tako se morajo njihove uporabe naučiti učenci. Poleg same uporabe pa je na tem mestu potrebno poudariti, da računalniška oprema še ni prisotna v vseh domovih. Kar pomeni, da tukaj govorimo tudi o iskanju rešitve za zagotovitev računalnikov za vse učence. Seveda ne pozabimo, de je nekdo ta orodja moral zagotoviti.
4. Vloge – opis delovnih nalog osebe, vključno s kompetencami
Čeprav vloga učiteljev ostaja enaka, pa prehod iz včeraj na jutri zahteva nove ali drugačne kompetence, ki bodo omogočale učinkovitost učiteljev v novi vlogi. Kvalitetno virtualno učenje namreč od učiteljev zahteva uporabo drugačnih pristopov, kot so jih uporabljali pri učenju v živo.
5. Miselna naravnanost, odnos, vrednote
Ena od bolj pomembnih in opaznih sprememb načina razmišljanja pri učiteljih, ki so vajeni podajanja znanja v učilnicah, bi bilo spoznanje, da lahko učni proces in osvojitev potrebnega znanja pri učencih, prav tako poteka preko virtualnih orodij. Prav tako pri učencih, ki so vajeni učenja v skupini in socialnih stikov z drugimi učenci, sprememba prinese velik preskok v miselnosti, saj se bodo morali sedaj učiti sami.
6. Lokacija – fizičen geografski prostor, ki zagotavlja objekte z določenim namenom
Premik na virtualno učenje predstavlja ogromno spremembo lokacije. Tako za učitelje kot učence. Zahteva po mirnem prostoru za učenje ali podajanje znanja lahko predstavlja velik izziv, glede na situacijo v kateri posameznik živi.
Zgoraj je opisan način razmišljanja in uporaba Včeraj – Jutri obrazca le za nekaj področij, na katere sprememba vpliva. Pri vaši spremembi vam priporočamo, da pogledate vsa področja, jih opišete in ocenite. Obrazec ni namenjen široki analizi spremembe vendar vam omogoča hiter pregled nad situacijo. S tem pa dobimo možnost hitre ocene katera področja so kritična in potrebujejo več naše pozornosti.
Vir: https://blog.prosci.com/how-to-assess-and-address-change-impacts-quickl
