Imate na svojem projektu primernega sponzorja, a ta ne zagotavlja nimate prave sponzorske podpore, ki jo potrebujete za uspeh?
Ko vodje projektov in vodje aktivnosti upravljanja sprememb pozovemo, da navedejo najpomembnejÅ”i dejavnik ena za uspehu projekta, obiÄajno odgovorijo podobno: aktivno in vidno sponzorstvo. V raziskavah podjetja Prosci o najboljÅ”ih praksah pri upravljanju sprememb je aktivno in vidno sponzorstvo definirano kot najpomembnejÅ”i prispevek k uspehu projekta. Naveden je kar Å”tirikrat pogosteje kot kateri koli drug dejavnik. Kljub visokemu odstotku projektov, ki imajo imenovanega primarnega sponzorja, mnogim managerjem sprememb za uspeh manjka prav āpravoā in uÄinkovito sponzorstvo.
ZAKAJ JE PRAVI SPONSOR POMEMBEN?
Äe želite razumeti, zakaj je vloga primarnega sponzorja pri doseganju uspeha spremembe pomembna, razmislite kaj ta vloga v resnici pomeni. Vodje sprememb pri svojem delu potrebujejo primarnega sponzorja v pravem pomenu besede. Ta mora aktivno izpolnjevati t.i. ABC sponzorstva:
- Aktivno in vidno sodelovanje v celotnem projektu.
- Izgradnja sponzorske ekipe.
- SporoÄanje podpore in spodbujanje spremembe pri zaposlenih.
Äe je kateri od elementov ABC sponzorstva odsoten, se vodje sprememb pogosto sreÄajo z naslednjimi posledicami:
- PoveÄan odpor zaposlenih, vkljuÄno z kljuÄnimi vodji v organizaciji.
- Pomanjkanje virov za podporo projektu.
- PoÄasno sprejetje spremembe ali popolna zavrnitev spremembe s strani nekaterih delov organizacije.
SPONZOR V IMENU ALI V PRAKSI?
Razmislite o projektu, ki ga vodite danes. Äe se strinjate z zgornjimi trditvami in se je izbrani vodja strinjal, da bo vaÅ” glavni sponzor, lahko domnevate, da ste pripravljeni.
Žal raziskava ne podpira te domneve. Udeleženci raziskave Prosci so kot veliko oviro pri uvedbi sprememb navedli neuÄinkovito sponzorstvo. Na vpraÅ”anje: āZakaj?ā vodje projektov in managerji sprememb niso odgovorili, da jim manjka sponzor. Glavni izzivi so bili:
- Sponzor je bil na napaÄni ravni ali v napaÄnem delu organizacije, da bi podprl dotiÄno spremembo (tj. Sponzor ni imel nadzora nad ljudmi in sistemi, na katere je sprememba vplivala).
- Sponzor je bil neviden (tj. Sponzor se ni vkljuÄil v projektno skupino ali komuniciral z zaposlenimi).
- Sponzor ni ustvaril koalicije sponzorjev z drugimi vodji podjetja (zato je ekipa za uvedbo spremembe naletela na odpor skozi celotno organizacijo).
- Sponzor je vmes prenehal podpirati spremembo (ali je naŔel drug projekt, ki je imel prednost).
- Sponzor ni obvladal odpora, ki se je pojavil med spremembo.
Nauk? Dodelitev vrhovnega vodje v vlogo primarnega sponzorja ne pomeni nujno uÄinkovitega sponzorstva.
ODKLJUKNICA SPONZORSTVA
Spodnja odkljuknica je preprosto orodje, ki vam lahko pomaga ugotoviti, ali ste v dobrem položaju in imate potrebna pooblastila za uspeÅ”no uvedbo spremembe. Vsako vpraÅ”anje ocenite na lestvici od 1do 5, kjer 1 predstavlja “ne” ali popolno nestrinjanje z izjavo, 5 pa pomeni “da” ali popolno strinjanje z izjavo.
Äe je seÅ”tevek toÄk med 40 in 50, prva tri vpraÅ”anja pa ocenite s 4 ali 5, ima vaÅ” projekt verjetno elemente uÄinkovitega sponzorstva. Ocena pod 30 pa pomeni, da vaÅ”emu projektu primanjkuje uÄinkovitega sponzorstva.
Izjava | Ocena Lestvica je 1-5 |
Moj sponzor lahko zagotovi potrebna sredstva in vire za projekt. | |
Moj sponzor ima neposreden nadzor nad ljudmi in procesi, na katere ta sprememba vpliva. | |
Moj sponzor ima neposreden nadzor nad sistemi in orodji, na katere vpliva ta sprememba. | |
Moj sponzor je pripravljen in sposoben biti aktiven in viden skozi celoten projekt. | |
Moj sponzor bo ustvaril koalicijo sponzorjev s kljuÄnimi vodji in zainteresiranimi stranmi v organizaciji. | |
Moj sponzor bo obvladal odpor drugih vodij in odpravil ovire za uspeh projekta | |
Moj sponzor bo neposredno obvestil zaposlene o razlogih za to spremembo in tveganju, Äe se sprememba ne zgodi. | |
Moj sponzor bo zagotovil potrebo podporo za vzdrževanje spremembe, vkljuÄno s podporo ob morebitnih spremenjenih ciljih projekta in/ali spremenjenih kriterijih uspeha. Zagotovil bo tudi nagrade in priznanja za zaposlene, ki sprejmejo spremembo. | |
Moj sponzor je verodostojen in ga spoŔtujejo zaposleni in vodje v organizaciji (tj. Zaposleni sprejemajo vodstvo tega posameznika). | |
Moj sponzor bo ostal v organizaciji ves Äas izvajanja te spremembe. | |
Skupni rezultat:Ā Ā |
KAKO ZAGOTOVITI UÄINKOVITO SPONZORSTVO?
Äe ste na sponzorski odkljuknici dobili nizko oceno, ukrepajte!
Nizka ocena pri katerem koli od prvih treh vpraÅ”anj pomeni, da vaÅ” sponzor, glede na obseg vaÅ”ega projekta, verjetno ni na pravi hierarhiÄni ravni. V tem primeru bi natanÄna ocena sponzorske koalicije pokazala ali je ta projekt ogrožen. Äe ugotovite, da je tudi vaÅ”a sponzorska koalicija Å”ibka, imate dve možnosti:
- DoloÄite pravo osebo, ki bo sponzorirala pobudo in zaÄnite graditi potrebno sponzorsko koalicijo.
- Znova opredelite obseg svojega projekta, da se bo prilagodil sponzorstvu, ki ga imate na voljo.
Äe boste projekt nadaljevali, ne da bi zagotovili ustrezno sponzorstvo bodo posledice negativno vplivale na organizacijo in ljudi, hkrati pa bo tveganje za neuspeh projekta veliko.
Nizka ocena pri vpraÅ”anjih od 4 do 8 pomeni, da vaÅ” sponzor med spremembo potrebuje coaching o vlogi primarnega sponzorja. Morda imate sponzorja, ki ima voljo, vendar ne ve, kaj pomeni uÄinkovito sponzorstvo. Ali pa sponzorja, ki raje ne sodeluje neposredno. Slednje je težje nasloviti, vendar s pravimi informacijami in pristopom veÄina sponzorjev hitro uvidi pomen svoje vloge in se aktivno vkljuÄi v projekt. VÄasih pa imajo sponzorji veliko voljo sodelovati, vendar nimajo ustreznega znanja ali tehnik za upravljanje svoje vloge. Takrat mora vodja spremememb neposredno voditi in pomagati sponzorju pri izvajanju vloge.
Nizka ocena pri vpraÅ”anjih 9 ali 10 verjetno pomeni, da za pristop k projektu potrebujete posebne taktike. Te vkljuÄujejo skrbno izgradnjo moÄne sponzorske koalicije, ki zaposlenim prenese moÄno sporoÄilo in stalno prisotnost na projektu. Äe je vaÅ” sponzor prisoten le za doloÄen Äas, na primer v vladnih organizacijah, razmislite o razdelitvi projekta na faze in se osredotoÄite na fazo, ki ustreza Äasovni omejitvi tega sponzorja.
NAÅ A VLOGA PRI IZGRADNJI UÄINKOVITEGA SPONZORSTVA
Imeti imenovanega sponzorja za vaÅ”o pobudo, ali imeti potrebno sponzorstvo za uspeÅ”no spremembo, nista ista stvar. VeÄina vodij in direktorjev ne razume, kako biti uÄinkovit primarni sponzor spremembe. To je priÄakovano, saj upravljanje sprememb ni njihova primarna vloga v organizaciji. Vloga managerjev sprememb je zato ta, da pripravijo svojega sponzorja in mu zagotovijo potrebna orodja za izvedbo kritiÄnih aktivnosti, potrebnih za uspeh spremembe.
Vir: https://blog.prosci.com/do-you-have-authority-on-your-side