Kako “točno” pa je vaše podjetje?

Kaj me je o vodenju in upravljanju sprememb naučil upokojeni urarski mojster?

Prešinilo me je: »Kako je lahko vse tako jasno človeku, ki v svojem življenju ni nikoli vodil ljudi in uvajal velikih sprememb v podjetje?«.

Mehanske ure. V svojem bistvu tako dovršene. Tako tehnično popolne, pa hkrati krhke in občutljive. Ko sem prvič zaslišal zares staro ročno uro, mislim da je bila narejena takoj po drugi svetovni vojni, se je v meni nekaj premaknilo. Tako živahna in močna je bila. Tako živa! Vse velike »ljubezni« se zgodijo nepričakovano in tako se je začela moja pot zbiratelja starih mehanskih ur. Seveda zbiranje starih ur s seboj prinese kar nekaj izzivov. Pomemben in ne prav majhen je ta, kako boš skrbel za svoje ure. Mehanske ure namreč niso »instant«. V njih bije, če je vse prav, dobro naoljen in vzdrževan mehanizem, sestavljen iz nešteto majhnih delcev. Prav vsak vpliva na to, kako točna je ura in kako zanesljivo deluje.

»Veš Peter, to je kot podjetje in ljudje v njem«, mi je rekel urarski mojster, pri katerem sem se učil razstaviti, očistiti in zopet sestaviti uro. »In Urar je kot sponzor sprememb v podjetju«. Ko sem ga vprašljivo pogledal, je z nasmehom nadaljeval in mi razkril svoje razmišljanje.

Začela sva z samim namenom. Ure imajo namreč lahko različne namene. Večina nas, jih uporablja za merjenje časa. Podobno kot pri podjetjih. Večinoma ima podjetje poslanstvo ustvarjanja dodane vrednosti za lastnike in okolico. A tako pri urah kot pri podjetjih so tudi izjeme. Ure so lahko tudi nakit. Tam je pomembnost, kako točne so, precej manjša. Včasih je dovolj že to, da so točne dvakrat na dan. Urarski mojster mi je razkril, da je od tega odvisno, kako se bo lotil popravila. Bo bolj pazil na zunanjost ure, ali pa na mehanizem v notranjosti. Seveda, vedno se trudi oba obravnavati previdno, a gre za to, da je pomembno, kaj je prioriteta. Kaj hočemo doseči. Ura, ki je namenjena okrasu ima lahko še tako ohranjen mehanizem, a če njena zunanja podoba ni primerna, nismo dosegli cilja. Potem tudi ne moremo biti zadovoljni, če je ura točna. Potem merimo napačno zadevo. Spoznal sem, da ima urarski mojster prav. Ure in podjetja imajo določene vzporednice.

Change is a process

Tudi popravilo je ure je proces. Ko vzdržujemo uro, na nek način vpeljujemo spremembo. Mehanizem in sestavni deli so kot ljudje. Vsak majhen delec je edinstven v svojem okolju. Vsi soodvisni. Za vsakega je potrebno poskrbeti, saj lahko že en sam slabo očiščen delec ključno vpliva na točnost in zanesljivost. Preden pričnemo delo na uri, si moramo vizualizirati cilj. V mislih vidimo, kako lepa bo ura po čiščenju. Kako sijoč bo mehanizem in kako točen bo graf na merilcu točnosti ure. To ne pomeni, da bo brez napake. Pri nekaterih mehanizmih, posebej starih to enostavno ne gre. Postavimo si ustrezna pričakovanja.

Imamo torej trenutno stanje in bodoče stanje. Vmes pa je čas tranzicije. In tu ne smemo prehitevati. Tako kot sprememba, je tudi popravilo ure proces. Pred delom si je potrebno pripraviti potrebno orodje, mazila in delovno okolje. Vsaka površnost v tem obdobju se bo lahko zrcalila v rezultatu. Dela se lotim šele po dobri pripravi.

Predstavljamo si, da so delavna orodja naš tim, s katerim bomo izpeljali spremembo.  Delovna miza pa njihovo delovno okolje. Pri popravilu ure poizkušamo kar najbolj očistiti delovno mizo. Pripravimo anti-magnetno podlago. Prah in magnetizem lahko močno vplivata na točnost in delovanje ure. Preglejmo, ali so vsi izvijači nepoškodovani. Ali imamo prave kemikalije za čiščenje mehanizma. Napačni lahko mehanizem poškodujejo. Lahko pa tudi samo ne očistijo nečistoč. Popravilo slednjega je sicer lažje, a za samo točnost ure sta pogubna oba. Podobno priprava poteka pri naši ekipi. Poizkušamo jim pripraviti ustrezno delovno okolje. Opolnomočimo jih z znanjem. Dogovorimo se o prioritetah. Poskrbimo, da razumejo, kaj vrednost spremembe in zakaj je ta nujna. Zavedajmo se, da imajo vodje tudi vsakodnevno delo, zato potrebujejo pomoč. Pomoč sponzorja. Ne pozabimo. Urar in sponzor sta eno. Odgovorna za dosego cilja. Odgovorna, da njuna ekipa deluje. Sta pa tudi prejemnika vrednosti! Zato jima mora biti sprememba v interesu.

Prav tako je tveganje, če popravljamo dve uri na istem delovnem mestu z istim orodjem istočasno. Prihaja do tveganja, da se delci zamešajo, da se orodje obrabi,… Enaka tveganja veljajo za spremembe v podjetju. Več je sprememb, ki jih uvajamo sočasno, večje je tveganje, da bodo ljudje razvili močnejši odpor in rezultati ne bodo v popolnosti realizirani.

Seveda je tu tudi vprašanje časa. Kateremu lastniku ur ste obljubili, da bo prav njegova popravljena prva? Je katera ura vaša? Prioritizacija je ključna.

Vse ste storili prav, sprememba pa se še vedno ne zgodi?

Z urarskim mojstrom sva med pogovorom počasi sestavljala uri. Vsak svojo. Seveda sem pogosto opazoval njegove spretne gibe in jih kar v največji meri posnemal. Prišel je trenutek resnice. Zanihal sem nemirko in ura bi morala steči. Pa ni. Ni prvič, ni drugič in ni tretjič. Preplavil me je znan mešan občutek žalosti in jeze!

Občutek sem poznal iz podjetja, ki sem ga vodil. Stokrat sem jim povedal, zakaj to počnemo. Zakaj uvajamo spremembo! Vsi so se strinjali. Vse smo razdelali. Potem pa vedno isto. Največkrat mi isti ljudje sabotirajo vse. Rezultatov ni. Napredka tudi ne…. In tudi ne vrednosti. Nesprejemljivo.

Zavem se, da še vedno sedim pred urarsko mizo. Ampak občutek je čisto isti. Neuspeh! Pa prav vse sem naredil prav. Urarski mojster me z nasmehom pogleda in vpraša: »Pa si res?« Hitro ugotovim, da sem enega izmed urinih draguljev obrnil narobe. Rešeno.

Ko bi bilo tako enostavno tudi pri spremembah v podjetju. Ampak nekaj drži. Če se sprememba ne zgodi, je velika verjetnost, da nismo dobro načrtovali aktivnosti za pomoč pri prehodu ljudi. Veliko pa pomagajo izkušnje. Tudi priprava na vpeljevanje  sprememb je sprememba.  Kot pravijo angleži: »You need change to implement Change Management!« In tudi priprava na vpeljevanje sprememb je proces, ki se prične z definicijo cilja, z razumevanjem vlog, določitev lastništva procesa in pridobitvijo znanja na področju upravljanja sprememb. Spremembo torej začnemo pri sebi.

Kakšna je vaša vloga v podjetju?

Počasi in previdno sem pritisnil zadnji del ohišja k prvemu. Zaslišal se je značilni »plop«, ki običajno pomeni končano delo. Previdno sem še zadnjič obrisal sestavljeno uro in ponosno opazoval svoj izdelek. Čakaj, kaj pa je ta praska na ohišju? Prej jo ni bilo. Žalosten jo pokažem urarskem mojstru. »Kako pomembna ti je ta ura?« me vpraša. Ne prav zelo, pomislim. Kupil sem jo samo za namen treninga. »Vidiš, to je ta razlika.« počasi zategne mojster. Razumel sem, kaj je mislil. Občutek poznam tudi iz posla.

Kadar je ura tvoja, razumeš kaj ti pomeni. Kakšna so tveganja. Kakšna tveganja si pripravljen sprejeti. Sam recimo nikoli ne popravljam ur z več komplikacijami (funkcije ure). Moji kronografi mi pomenijo veliko preveč in moje znanje je veliko premajhno, da bi prevzel tveganje. Izhodišča so jasna. Popravljam samo ure, za katere vem, da jih znam popraviti. Če se odločim drugače, je odgovornost moja.

Popolnoma drugačno pa je izhodišče, če uro popravljaš za stranko ali prijatelja. Seveda razumeš vsa tveganja, katera sprejemaš. Nekoliko manj pa včasih razumeš, kako bi se, na realizirano tveganje, odzval lastnik ure. Bo zahteval odškodnino, bo tožil, bo le nemo stal in gledal. Bo še kdaj prinesel uro k tebi v popravilo?

Podobno je v podjetju. V času pomembnih sprememb je vaša vloga, ki jo imate v podjetju, ključna. Sponzor ključnih sprememb v podjetju mora biti nekdo, ki  ima v podjetju dovolj velik vpliv. Nekdo, ki razume, kako pomembna je sprememba za podjetje in kakšen nivo tveganja lahko podjetje sprejme. Če gre za ključno spremembo, ki zajema vse podjetje, je to lahko le najvišje vodstvo podjetja.

Z urarskim mojstrom sva v rednih stikih tudi danes. Zavedam se, da se od njega lahko naučim več kot le urarske spretnosti. Njegovo razmišljanje in razumevanja okolje je univerzalno. Pristno. In usmerjeno v cilj. Prav takšna, kot je tudi disciplina upravljanja sprememb.

Želim si bolj točno uro, kaj pa sedaj?

Pomembno je, da definiramo cilj. Bolj točna ura je slabo oz. pomanjkljivo definiran cilj. Podobno slab cilje je tudi, da želite bolj točno uro zato, ker jo imajo vsi okoli vas. Pred definicijo cilja si je smiselno postaviti nekaj vprašanj. Za kaj potrebujemo bolj točno uro? Koliko je dovolj točna ura za naše potrebe. Imamo orodje, da bomo lahko dosegli cilj. Kakšno je naše okolje. Šele, ko bomo imeli dovolj točno definiran poslovni cilj, bo sprememba dobila svoj smisel, kateremu bodo potem lažje sledili tudi zaposleni. Če želite ta cilj tudi doseči, pa se morate poštno vprašati, kakšne so trenutno vaše zmogljivosti na področju upravljanja sprememb in kakšne zmogljivosti bi si v prihodnosti želeli. Definicija razkoraka bo osnova za zadnji potreben podatek.

Se spomnite, sprememba je proces? V njem imamo trenutno stanje, ciljno stanje in seveda tranzicijo. Pa veselo »urarjenje«!