Kdo je režiser spremembe?

Proces uvedbe spremembe zahteva dober načrt in dobro koordinirane aktivnosti ter zavzetost celotne mreže ključnih vlog v organizaciji. Ključne vloge lahko razdelimo na 2 dela. En del predstavljajo vloge, ki neposredno komunicirajo z ljudmi na katere sprememba vpliva, drugi del pa so vloge, ki so zadolžene za pripravo načrta, koordinacijo aktivnosti in spremljanje napredka, zato velikokrat nimajo neposrednega stika z zaposlenimi na katere sprememba vpliva. So kot režiserji in kostumografi pri snemanju filma. Njih na platnu ne vidimo. Njihovo delo se odraža v končnem rezultatu.

V tem zapisu bomo podrobneje pogledali drugi del vlog. Torej vloge, ki so gonilo spremembe, nimajo pa neposrednega stika ali vpliva na ljudi na katere sprememba vpliva. Večja kot je organizacija, manjši je stik. V manjših organizacijah pa se različne vloge lahko združijo tudi v isti osebi.

Te dve vlogi sta:

  • Vodja projekta
  • Manager sprememb

Vodja projekta

Zakaj je vodja projekta pomemben?

  • Vodja projekta se osredotoča na izroček projekta, stroške, časovnico in obseg. Torej na tehnično stran projekta.
  • Brez usmerjanja in upravljanja, tehnična stran projekta ne bi napredovala.
  • Vodja projekta prav tako pomaga pri zagotavljanju vključevanja upravljanja sprememb v projekt in sicer z zagotavljanjem časa, sredstev, ljudi in ostalih virov namenjenih upravljanju spremembe v projektnem planu.

Kakšne so naloge vodje projekta?

  1. Zagotovitev projektnega izročka

Vodja projekta zagotovi rešitev, ki bo vplivala na ljudi in njihov način dela.

  1. Upravljanje tehnične strani

Tukaj govorimo o izdelavi, izvedbi in upravljanju projektnega plana, časovnice, virov, strukture, proračunov in podobno. Torej tehnične strani spremembe.

  1. Sodelovanje z managerjem sprememb

Z sodelovanjem vodja proja projekta in manager sprememb zagotovita, da sta tehnična in človeška stran spremembe usklajeni in se napredek dogaja sočasno.

  1. Integracija plana upravljanja sprememb s projektnim planom.

Upravljanje sprememb je najbolj učinkovito takrat, ko je že zgodaj vključeno v izvedbo projekta. Z vključitvijo plana upravljanja sprememb pravočasno in uskladitvijo strategij ter planov s tehničnim delom projekta, nastane en, celovit plan za dosego cilja.

Manager sprememb

Zakaj je manager sprememb pomemben?

  • Vse več podatkov kaže močno povezavo med uspehom planirane spremembe in upravljanjem njene človeške strani. Projekti z odličnim upravljanjem sprememb imajo kar 6x večjo možnost dosege ciljev in rezultatov.

Vir raziskave: https://store.prosci.com/catalog/product/view/id/2945/category/5

  • Namenski viri za upravljanje sprememb zagotavljajo osredotočenost in konstantnost aktivnosti upravljanja sprememb. Vzpostavljajo tudi odgovornost. V primeru krčenja finančnih sredstev so aktivnosti upravljanja sprememb pogosto potisnjene na dno prioritetne liste. Če imamo za te aktivnosti namensko planirane vire, je verjetnost za enostransko krčenje sredstev manjša.

Kakšne so naloge managerja sprememb?

  1. Uvedba strukturirane metodologije upravljanja sprememb

Namesto sprotnega odzivanja na že nastale spremembe, namenski viri omogočajo strukturiran pristop in uporabo uveljavljene metodologije upravljanja sprememb.

  1. Izdelava strategije

Ocenijo velikost spremembe in skupine ljudi na katere bo sprememba vplivala. Na podlagi tega lahko zasnujejo prilagojeno strategijo za izvedbo človeške strani spremembe.

  1. Razvoj plana aktivnosti in vlog

V odvisnosti od strategije podjetja lahko ekipa za upravljanje sprememb izdela prilagojen plan za pomoč ljudem pri dosegi cilja spremembe. Manager sprememb s pomočjo modela za osebne spremembe ADKAR, pripravi 2 plana, vezana na konkretne vloge v projektu (sponzorski plan in plan za vodje). Sledita pa jima plana, ki temeljita na točno določenih aktivnostih (komunikacijski plan in plan izobraževanj). V nekaterih najzahtevnejših primerih se lahko z namenom obvladovanja vseh aspektov spremembe izvede dodatne plane, ki omogočijo upoštevanje specifičnosti organizacije. Pomembno je vedeti, da je ADKAR osnova za izdelavo planov. Upoštevati pa je potrebno tudi načelo zdrave pameti, ki nam nalaga, da z planiranjem ne pretiravamo. V primeru, ko je sprememba majhna, organizacija pa na njo dobro pripravljena, v nekaterih primerih zadostuje  samostojna uporaba modela ADKAR.

  1. Podpora ostalim vlogam

Managerji sprememb so coachi in zaupniki ljudi, odgovorni za to, da omogočijo okolje za uspeh spremembe. Za uspešno izvedbo spremembe pa se morajo tesno povezati z ostalimi ključnimi vlogami pri upravljanju sprememb.

Kot že omenjeno, se vlogi vodja projekta in manager spremembe lahko nahajata v različnih osebah ali pa sta združeni v eni. V obeh primerih je nujno zagotoviti njuno polno zastopanje in s tem omogočiti dosego projektnih ciljev in rezultatov.

 

Vir: https://www.prosci.com/resources/articles/core-roles-in-change-management?utm_campaign=Individual%20-%20Inbound%20Funnel&utm_content=129860542&utm_medium=social&utm_source=linkedin&hss_channel=lcp-107223