logo desktop
Menu Close
Menu Close

Razvoj tima kot proces – »storming« faza kot priložnost ali težava?

Piše: Alenka Slabe, PMP

Poslovni trener, ICF coach in projektni vodja

 

Za uresničevanje strategije podjetja potrebujemo usklajen in učinkovit tim, ki z izvajanjem projektnih aktivnosti dosega želene rezultate. Za vzpostavitev visoko učinkovite ekipe je ključnega pomena sistematičen in načrten razvoj tima s katerim uresničujemo cilje projekta in ustvarjamo sinergije.

V pomoč timskemu delu je psiholog Bruce Wayne Tuckman je že leta 1965 objavil  članek “Tuckman’s Stages” v katerem opisuje ugotovitve svojih raziskav. Navaja, da obstaja naraven proces razvoja tima, ki ima štiri faze, skozi katere se ekipe na projektu razvijajo skozi čas: »forming – formiranje, storming – viharjenje, norming – usklajevanje, and performing – izvajanje, kasneje je dodal še peto stopnjo, imenovano »adjourning – razpustitev tima«. Razumevanje petih stopenj razvoja tima nam omogoča, da lažje formiramo ekipe, bolj produktivno rešujemo konflikte, učinkoviteje posredujemo informacije, dosegamo boljše rezultate in še naprej iščemo načine za izboljšave.

Začetek projekta – Oblikovanje ekipe

Ključna naloga PM-a na začetku projekta je da zbere ekipo, če ta še ni formirana in skliče uvodni – »kick off« sestanek. Na njem se člani tima spoznajo in opredelijo svojo in vlogo drugih na projektu. PM osvetli tudi namen in cilje projekta ter vloge in odgovornosti posameznih članov tima. Ključnega pomena je, da člani razumejo kaj se od njih pričakuje, katero področje pokrivajo in kakšne odgovornosti in pristojnosti imajo ter kako s svojim delovanjem vplivajo na doseganje ciljev projekta.

Člani tima imajo poleg projektne tudi timsko vlogo. Odlična praksa pri vzpostavljanju učinkovitega tima je, da na samem začetku izvedemo Belbinov test timskih vlog.* Analiza rezultatov nam bo pokazala kateri člani ekipe so pretežno usmerjeni v tvorjenje idej in iskanje rešitev, kateri so usmerjeni v koordinacijo in povezovanje in kdo v izvajanje aktivnosti. Ko bomo imeli čisto sliko o posameznikovi timski vlogi bomo lahko zagotovili uravnoteženost tima in optimalne rezultate na dolgi rok. V tej fazi so se člani ekipe med seboj ustrezno spoznali in vzpostavili nekaj osnovnih pravil za delo v timu. Odlično orodje za spoznavanje in razumevanje sebe in drugih in kako lahko maksimiramo svoj potencial je DISC osebnostni test.*

»Storming« faza – »nevihta prihaja«

Druga faza v razvoju tima se imenuje »nevihta« in kot taka lahko predstavlja velik izziv. V tej fazi se v ekipi pričnejo pojavljati različne ideje in pristopi za rešitve izzivov. Tako pridemo do »viharjenja« ali  »storming« faze razvoja tima.

Člani se ne poskušajo več samo prilagajati, temveč se pričnejo uveljavljati v skupini z izražanjem svojih mnenj in izpodbijanjem ali nasprotovanju drugim. Člani odprto izražajo svoje nezadovoljstvo ali nestrinjanje in premikajo meje timskih pravil, določenih v fazi formiranja. Viharjenje je lahko usmerjeno tudi k vodji ekipe, če posamezne vloge niso bile razčiščene ali razvite v smer, kot so pričakovali.

Faza viharjenja je faza naraščajoče napetosti in nesoglasij v razvoju skupine. Nihče jo ne mara, vendar je bistveni del rasti. V tej fazi mora PM skrbno voditi ekipo, da preraste v fazo »normiranja« ali usklajevanja tima.

Eden največjih izzivov za vodjo v tej fazi je imeti potrpežljivost pri dopuščanju neskladij, in hkrati občutek kdaj posredovati, če situacija postane uničujoča za tim. Nevihta brez nadzora lahko zavira razvoj tima in povzroči škodo, medtem, ko je zdrav konflikt lahko dobra izkušnja, ki tim krepi.

Poglejmo si 7 pristopov, ki jih PM lahko uporabi za uspešno krmarjenje svoje ekipe skozi fazo viharjenja.

  1. Spoznajmo člane svoje ekipe in gradimo zaupanje

Ko spoznate in razumete ljudi na osebni ravni, boste učinkoviteje upravljali ekipo. Tako kot je pomembno, da spoznamo člane svoje ekipe, je zanje enako pomembno, da se spoznajo med seboj. Vzamemo si čas za dejavnosti »team building« in »team bonding« ekipe, socialne interakcije in priložnosti za sodelovanje 1-na-1, s katerimi bomo pomagali graditi zaupanje v skupini. Kako boste gradili zaupanje, bo odvisno od tima. Nekateri bodo cenili, da jim zaupate, da svoje delo opravljajo tako, kot se jim zdi primerno. Drugi bodo hitreje in lažje razvili zaupanje, če boste postavili jasna pričakovanja ter zagotovili strukturo in nadzor. Nekateri bodo zgradili zaupanje s sodelovanjem na  pomembnih aktivnostih pri projektih. Bistveno je, da je izgradnja zaupanja ključni del prehajanja skozi fazo nevihte. Da bi zgradili zaupanje, moramo spoznati posamezne člane ekipe in način njihovega delovanja.

  1. Ustvarimo timsko kulturo odprtosti in preglednosti

Ko ustvarimo timsko kulturo, ki ceni odprtosti in preglednost, ustvarimo občutek psihološke varnosti za svojo ekipo. Zaradi tega občutka se ljudje počutijo sproščeno, ko odprto govorijo, kar pomaga graditi zaupanje in vodi ekipo skozi fazo nevihte. Kako torej ustvariti kulturo odprtosti in preglednosti? Začnite pri sebi. Če smo s svojo ekipo odprti in pregledni, jim to omogoča, da storijo enako. Bodimo čim bolj odkriti, ko razpravljamo o vprašanjih s svojimi sodelavci. Vprašajmo za povratne informacije in jim povejmo, da to cenimo. Težave in konflikte obravnavajmo takoj in neposredno ter spodbujajmo svojo ekipo, da storijo enako. Primer: Če člani ekipe menijo, da vam lahko dajo neposredne povratne informacije – »feedback« o tem, kaj ne deluje, se lahko potrudite, da to popravite. Še bolje, pridobite člane ekipe, da z vami sodelujejo pri iskanju rešitev.

  1. Nenehno spodbujajmo izboljšave – Kaizen

Te strategija nam bo pomagala uspešno peljati ekipo skozi fazo nevihte. Da bi ekipa delovala na visoki ravni, naj nenehno razmišlja o tem, kaj deluje in kaj ne. Svojo ekipo ves čas spodbujajmo za neprestane izboljšave in boljše timsko sodelovanje. Retrospektivna srečanja so odlična priložnost za vse, da sodelujejo pri izboljšavah. Večina konfliktov postane neproduktivnih zaradi slabih komunikacijskih veščin. Eno najboljših stvari, ki jih vodja lahko podari svoji ekipi, je usposabljanje v komunikacijskih veščinah*, zlasti na področju reševanja konfliktov. Brez ustrezne komunikacije se ljudje pogosto napadajo, obtožujejo, postanejo obrambni in se med konfliktom zaprejo, kar vodi do občutka prizadetosti, zmanjšanja samozavesti in nizke zavzetosti ekipe.

  1. Pustimo, da sami poiščejo rešitve

Nevihta je lahko boleč, a koristen čas za ekipo. Vloga vodje ni, da vsakič, ko se njegovi »otroci« prepirajo, nastopi kot »starš«, ampak da pozorno spremlja vse konflikte s pričakovanjem, da jih bodo sami rešili na produktiven način. Povečan individualen in timski ponos, zaupanje in spoštovanje so pogosto posledica »produktivne nevihte«. PM posreduje le, če konflikt postane neproduktiven in uničujoč za ekipo ali posameznika.

  1. Izvajajmo redna srečanja ena na ena

Redna individualna srečanja so vedno priporočljiva, zlasti v fazi nevihte. Ni boljšega načina za pridobivanje utripa skupine kot s temi srečanji. Pomembno je tudi, da na sestankih ena na ena obravnavamo občutljiva področja o katerih pred drugimi nebi želeli govoriti. Ljudje bodo na splošno razkrili bistveno več informacij, kar vam bo dalo priložnost, da obravnavate posamezne pomisleke in izvedete coaching* o perečih vprašanjih.

  1. Preverimo upoštevanje timskih pravil

Ob predpostavki, da imamo vzpostavljena timska pravila in vrednote, po katerih delamo, je lahko faza nevihte odličen čas, da jih pregledamo in ocenimo. Vsak član ekipe naj poda oceno od 1 od 10, kako je ekipa v skladu z vrednotami. Ko se stvari v skupini zapletejo, je to dobra priložnost in opomnik vsem, kako lahko bolj pozitivno prispevamo v ekipi.

  1. Spreminjajmo vedenja in ne osebnosti

V fazi viharjenja lahko pride do točke v kateri je potrebno ukrepati, da preprečimo popolno uničenje odnosov in razdor tima. V tem primeru se osredotočimo na spremembe vedenja, ki so potrebne za ponovno vzpostavitev pozitivnega vzdušja v skupini. Ljudje pogosto želijo spreminjati osebnostne lastnosti drugih, ko dejansko mislijo na neustrezno vedenje. Od ljudi ne moremo zahtevati, da spremenijo svojo osebnost, temveč da spremenijo svoje vedenje, saj negativno vpliva na ekipo.

Faza nevihte je lahko velika preizkušnja in hkrati priložnost za razvoj ekipe. Sedaj, ko imamo praktične rešitve, kako bolje krmariti v tej fazi, smo velik korak naprej v razvoju učinkovitega tima.

 

*Če te zanima več o grajenju timov in izvedbi Belbin ter DISC testa, coachingu za PM, treningu komunikacijskih veščin in reševanju konfliktov, me kontaktiraj.

Alenka